מערכות לניהול פרויקטים

ארגונים עסקיים רבים הינם מבוססי פרויקטים כגון גופי יעוץ בתחומים שונים, גופי פיתוח תוכנה, גופי יזום ובנייה, בעלי מקצועות חופשיים ועוד. כמו כן, ארגונים עסקיים, שבעבר עסקו בניהול מוטה מוצר, מוצאים עצמם כיום, בשל מורכבות טכנולוגית הולכת וגדלה של המוצרים הנמכרים, מפתחים גם הם יחידות המנוהלות ע"פ פרויקט (מערכות תקשורת, מערכות מיזוג, מערכות סולריות, לווייניות ועוד).
פרויקטים, בכל התחומים, מתנהלים כיום ב"כפר הגלובלי" וניהולם מחייב סינכרון, אינטגרציה ושיתוף ידע בין גורמים שונים אשר לא בהכרח נמצאים באותו איזור גיאוגרפי או איזור זמן זהה.
IT Solutions עוסקת באפיון ויישום מערכות מידע ומערכות שונות עבור גופים מעין אלה אשר מרגישים את המחסור בכלים לניהול מסודר ומעקב אחר פרויקטים בחברה.

מה חסר לארגונים בנושא זה?

לרוב, ארגונים כאלה, נוטים לאמץ עם הזמן שלל כלים המסייעים להם בניהול הפרויקט, החל מ- Check lists ב- Excel, ניהול גאנטים ב- MS Project, עדכונים קבועים ב- e-mail ועוד אך ככל שהפרויקט מורכב יותר וגדול יותר, קיים חוסר אמיתי בסינכרון ושיתוף בין כל הגורמים המעורבים. הבעיה אף מחמירה כאשר עובדים קריטיים בפרויקט עוזבים את תפקידם ומידע רב, שהיה ברשותם בתכתובות הדואר האלקטרוני הפרטיות או במסמכים בודדים, "הולך לאיבוד".
על-כן, ארגונים רבים מחפשים היום כלים שיאפשרו להם:
1. ניהול פרויקטים רבים במקביל.
2. יצירת סביבת עבודה משותפת הנגישה לכל שותפי פרויקט באשר הם, כוללת התכתבויות, מסמכים וכל פיסת מידע הנוגעת לפרויקט, כולל נהול גרסאות והקפאת תצורה.
3. תכנון כל פרויקט על כל שלביו, הקצאת משאבים – אנושיים ואחרים ותכנון העבודה, בהתחשבות באילוצי הפרויקטים האחרים.
4. זיהוי נתיבים קריטיים ומתן המלצות ע"פ מתודולוגיות נבחרות.
5. תעדוף פרויקטים לצורך הקצאת משאבים יעילה וריווחית.
6. דיווח ואיסוף שעות העבודה של העובדים בצורה קלה ונגישה אשר תבטיח את האפשרות לניהול מעקב אחר השקעת משאבים בפועל בהשוואה לתכנון וקבלת התראות על "חריגות" משאבים צפויות מראש.
7. ניהול סוגי ההסכמים השונים מול הלקוחות, ניהול חיובי הלקוחות והפקתם על סמך המידע במערכת.
8. ריכוז מאגר מידע המנחה ומוביל את שלבי הפרויקט בהתאם למתודולוגיה נבחרת.
וזו רק רשימת דרישות חלקית…

קשה עדיין למצוא כיום מערכת אחת שתתאים לכל ארגון. קיימות בשוק חבילות תוכנה רבות ואף חבילות המיועדות לניהול פרויקטים במגזרים ייעודיים. לאחר ניתוח מעמיק של סוגי הפרויקטים המנוהלים בארגון והמתודולוגיות בהן מנהל הארגון את הפרויקטים, ניתן ליישם את החבילה או לשלב מספר כלים, אשר יהוו את הפתרון הכולל לארגון.