דאטה זה כוח. יותר מאי-פעם, לארגונים ש צורך להתמודד עם כמות מידע עצומה הנאספת ממערכות שונות בארגון – כאשר היכולת לנהל בצורה אפקטיבית את המידע הרב והמורכב הזה, הינה קריטית להצלחה של הארגון כולו. חלק מרכזי בתשובה לאתגר הזה הינן מערכות ה – BI אשר מנתחות את נתוני הדוחות – ניהוליים ותפעוליים כאחד – ומסייעות לנו לקבל את ההחלטה העסקית הנכונה ביותר. מטרת המערכת הינה לאסוף נתונים, לנתח אותם בעזרת חוקים ומדדים מותאמים לצרכי החברה, מטרות החברה ו-ורטיקל הפעילות שלה ולכוון אותנו לקבלת ההחלטה הנכונה ביותר, להציף נתונים רלוונטיים לקבלת ההחלטה להמליץ ולגבש הצעות לפעולה.
מערכות BI מסייעות לנו גם – ובעיקר – במקומות "מועדים לפורענות" שעלולות לצוץ בהן חריגות, או כאלו שאנו עלולים לפספס, במסגרת העבודה השוטפת. לשם כך, המערכות מספקות לנו חיזוי של בעיות – ברמה התפעולית, הכלכלית והעסקית – ומאפשרת לנו מרחב פעולה פרו-אקטיבי ויוזם.
לכך, מתווספות יכולות AI ו – BIG DATA שמשדרגות עוד יותר את המערכות ותרומתן לארגונים.
המערכות נותנות מענה לחברות שונות בתעשיות שונות, בהתאם לצרכים המשתנים של הארגון. לדוגמא, בעוד ישנם תחומים שבהם חברות זקוקות להתרעות ב"זמן אמת", ישנן חברות שמספיקה להן התרעה קצרה רטרואקטיבית, אשר תאפשר איתור תקלות לפני שהן קורות, או גורמות לנזקים מהותיים – והכל בהתאמה לצרכי הלקוח ואופי הפעילות. כמו כן, היכולות השונות של מערכות ה – BI השונות מאפשרות לנו לאתר בעיות ולעשות התאמות במגוון מחלקות של החברה, כמו למשל רצפת הייצור, ניהול מלאים, לוגיסטיקה וגם בעבודות השיווק והמכירה.
היום, קיים היצע משמעותי של מערכות BI כאשר חלקן משמות כפתרון ייעודי – STAND ALONE – ואילו בחלק ממערכות ה- ERP ו CRM עדכניות, הן כבר יהיו חלק מובנה. ב – IT Solutions, ניקח בחשבון את יכולות ה – BI בכל המלצה על מערכת, בין אם מדובר בפתרון שהוא STAND ALONE, או כחלק ממערכת CRM ו – ERP ונמליץ על המערכת *המתאימה ביתר ללקוח* מבחינת צרכים, מטרות תפעוליות, מטרות עסקיות ותקציב, בצורה שקופה ובלתי תלויה.
מה יוצא לכם\ן מזה?
1. היכולת למדוד את יעילות החברה וביצועיה, על כל מחלוקותיה וחלקיה השונים
2. היכולת לשלוט במידע כולל היכולת לצפות בעיות ולמנוע אותן לפני שהן קורות או גורמות לנזק ממשי – תפעולי, עסקי וכלכלי
3. היכולת להתאים את המערכת לצרכים ולדרישות הספציפיות שלכם/I בהתחשבה במטרותיכם המקצועיות ובהתאם לעולם התוכן של החברה והסטנדרטים התפעוליים שלה
4. החל מצמצום משמעותי ועד מניעה של בלאי ונזקים תפעוליים, על ידי איתור וטיפול בתקלות מוקדם ככל האפשר
5. שליטה עסקית ושיווקית טובה יותר עם יכולות ניתוח וחיזוי מגמות ובהתאמה גם בניית תוכניות עסקיות מתאימות וטובות
6. שיפור קבלת ההחלטות של מחלקות השיווק, הפרסום, השיווק והמכירות כולל המלצות על הערוצים המועדפים והרווחים יותר כולל איתור הזדמנויות מכירה ושיווק וביצוע סקיילינג
7. הגדלת הרווחיות התפעולית – על ידי ייעול תהליכים מחד וגיבוש המלצות למהלכים עסקיים נכונים מאידך, בכל הגזרות ובכל המחלקות
8. פרסונליזציה הן לעובדים והן ללקוחות החברה, בפלטפורמות ובנקודות במגע השונות במסע הלקוח, על-ידי שילוב של יכולות AI ו – Big Data
איך עושים את זה יחד?
שלב ראשון: ניתוח המצב הקיים ואפיון צרכים – בשלב זה נאפיין את דרישות הארגון, המערכות הקיימות, הדאטה הקיים ואופן איסופו, כמו גם המטרות והיעדים העסקיים. בשלב זה נבצע בין השאר ראיונות עם בעלי עניין, נבצע תצפיות ונייצר תמונה עדכנית ואמינה של מצב הדאטה מול צרכי הארגון. תהליך זה הינו תהליך קצר, ממוקד ומקצועי אשר מאפשר להציב יעדים נכונים ומדוייקים.
שלב שני: גיבוש המלצות קונקרטיות והמלצה על אופי המערכת – לאחר איסוף וניתוח המידע, להבנת מתודולוגיות העבודה הטכנולוגיות והתהליכיות של הארגון, נגבש המלצות מעשיות שיתייחסו לכלל האלמנטים ההכרחיים להטמעה מוצלחת של מערכת BI מתאימה, כולל הגדרת BENCHMARK. בשלב זה נתייחס גם לפרמטרים כמו מבנה ארגוני, הגדרות תפקידים, מסעות הלקוח והעובד השונים, משפכי מכירה ושיווק, שגרות ניהול, פרמטרים נדרשים למדידה ועוד.
שלב שלישי: בשלב זה נלווה אתכם/ן עד למימוש ההמלצות תוך גיבוש תוכנית עבודה ברורות לטווח קצר, בינוני וארוך. שלב זה יכלול איסוף הצעות מחיר מספקים נבחרים בהתאם לפונקציונאליות הנדרשת, בחינתן עם הלקוח כולל אפשרויות לביצוע דמו, ניהול מו"מ לרכישת המערכת המתאימה וליווי תהליך ההטמעה בהתאם לצורך.
שאלות שכדאי לשאול?
1. האם אני כמנהל/ת מודד את פעילות הארגון?
2. האם אני כמנהל/ת יודע מה למדוד בפעילות הארגון – ואיך למדוד?
3. האם אני מבזבז/ זמן יקר בקריאה של דוחות ארוכים ועמוסים בבליל של מידע?
4. האם אני כמנהל/ת ועובד\ת בארגון מכיר/ה מספיק את הרגלי הצריכה של הלקוחות שלי?
5. האם אני רוצה לתת למנהלים ולעובדים שלי כלים טובים יותר לניהול עצמי?
6. האם אני יודע\ת לתרגם את ה"פער" בין האפקטיביות הנתפסת של העובדים שלי, לביצועים שלהם\ן בפועל?
7. האם אני יודע היכן עלי להשקיע כדי להפוך את העובדים שלי לאפקטיביים יותר?
8. האם המערכות שלי בארגון מותאמות למדידה והאם הן מאפשרות לי מעקב אחרי ה – KPI שרלוונטיים לי, למחלקה ולארגון?
9. האם ההחלטות בחברה היום מתקבלות על פי תחושת בטן – או על בסיס נתונים?
10. האם נכון להיום אני בעיקר מגיב לבעיות שמתרחשות ועוסק בכיבוי שריפות – או פועל בפרו-אקטיביות שמסייעת לי למנוע תקלות ומאפשרת לי להשקיע יותר בגורמי צמיחה?
למי זה מיועד?
סמנכ"לי מערכות מידע ומנהלי/ות IT שרוצים ליישם שלב בסיסי בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית במטרה לדייק את התהליכים הטכנולוגיים בארגון ולשלוט בדאטה שלהם בעזרת מדידה ופרו-אקטיביות.
מנהלי/ות מחלקות כגון רכש/לוגיסטיקה/ייצור המעוניינים לזהות צווארי בקבוק, לאתר בעיות בטרם קרו, לייצר שגרת עבודה שתעודד יותר פרו-אקטיביות ופחות כיבוי שריפות, לשפר את ביצועי המחלקה ולסייע לה לעמוד ביעדים.
סמנכ"לי/ות ומנהלי/ות שירות/שימור/שיווק/מכירות – שרוצים/ות לשפר ולייעל את תהליכי השירות, חווית הלקוח, השימור והמכירות שלהם, לקצר זמני מענה וטיפול, להטמיע תהליכי עבודה מתקדמים, מדידים ומותאמים, להבין טוב יותר את הלקוחות וליישם פרסונליזציות מתקדמות.
מנכ"לים\ות – שמעוניינים לבחון את יעילות החברה על כל מחלקותיה, לקבל החלטות גדולות כקטנות על סמך נתונים ודאטה אמיתי ובזמן אמת – ולהבין מהן הפעולות שיש לבצע על מנת להפוך לארגון יעיל ורווחי יותר.