ניהול ידע, יצירת סביבת עבודה דיגיטלית ויישומי 365

ניהול ידע

בתקופה דינאמית כל כך שבה ארגונים נמצאים בתנועה ומתמדת ונדרשים לשינויים מהירים, טיפול בידע המצטבר ( גלוי וסמוי ) של הארגון והעובדים, הוא נכס משמעותי לכל ארגון שרוצה להבטיח התפתחות ושיפור מתמיד. "ניהול ידע" בארגון, היא תפיסה שמיושמת היום בארגונים המובילים והמתקדמים בעולם והיא כוללת גיבוש של אסטרטגיית על בארגון המורכבת מתרבות ארגונית, תהליכים עסקיים, הון אנושי וטכנולוגיות תומכות.

ארגונים הפועלים לנהל את נכסי המידע והידע שלהם, *ממקסמים* את משאבי הארגון ומיישמים שיטות עבודה חדשניות בקלות רבה יותר, משתמשים בידע מנוהל כבסיס תומך בהחלטות ומצליחים גם לחסוך במשאבים הארגוניים תוך הקטנת משך הזמן הנדרש לביצוע משימות, הימנעות מהצורך "להמציא את הגלגל מחדש", הקטנת טעויות חוזרות ותקלות, קיצור תקופת ההכשרה של עובדים ועוד. מן הצד השני, אסטרטגית ניהול ידע נכונה מאפשרת טיפוח תרבות ארגונית של שיתוף בידע, מומחיות של עובדים, עידוד למידה ארגונית והפקת לקחים מפעילות עבר.  כל אלה מסייעים לארגון להתאים עצמו לקצב הצרכים המשתנים בסביבתו תוך שמירה על רלוונטיות ותחרותיות.


סביבת עבודה דיגיטלית כבסיס לניהול ידע

על מנת להשיג את המטרות האלו, אחד העוגנים המרכזיים להתחיל בהם, הוא מעבר לסביבת עבודה דיגיטלית (Digital Workplace) אשר תופס תאוצה בשנים האחרונות, מתוך הבנה ועל מחקרים לפיהם חווית העובד (Employee Experience) קשורה באופן ישיר לחוויית לקוח. (Costumer Experience)

כשאנחנו מדברים על מעבר לסביבת העבודה הדיגיטלית, אנו מתייחסים לכלל המערכות בהם עובדים ועובדות בארגון משתמשים לצורך עבודתם ובהן יוכלו להשיג מקסימום אפקטיביות במינימום מאמץ.
מחקרים תומכים, מראים שהשיפור העיקרי בתפיסות של חווית עובד, נגזרות מתוך שיפור בפרודוקטיביות, שמושגת בין השאר ממעבר מתהליכי עבודה ידניים (החזר הוצאות, דיווח שעות, טפסים) לדיגיטליים, פתרון לאתגר של מחסור בנגישות למקום העבודה (ענן, מובייל), הנגשה טובה יותר של המידע הנחוץ לעבודה יומיומית של העובד, ומעבר לשימוש בכלי עבודה שיתופיים. וכאן, נכנסים לתמונה, יישומי 365.


יישומי 365 – כלים פרקטיים לניהול ידע ושיפור פרודוקטיביות

ישומי 365 פועלים למעשה ככלים לשיפור הפרודוקטיביות הארגונית. אחד היתרונות של הכלים אלו, הוא היותם "מעובדים" על ממשק אחד מה שמאפשר יצירת פתרונות מהירים, QUCIK WINS, תוך שיפור תהליכי עבודה, קיצור תהליכים פנים ארגוניים, צמצום הבירוקרטיה הארגונית המעייפת וניהול ידע יעיל ומתקדם. בעוד ארגונים רבים מזהים את הפוטנציאל של פלטפורמה זו, ישנם גם ארגונים רבים שיש ברשותם את המערכת – ולא יודעים למקסם אותה. במילים אחרות, ארגונים אלו לא יודעים – שהם לא יודעים. לכן, שניה לפני שאנו עושים עוד הוצאות ומבקשים עוד פתרונות, כדאי להבין מה הכלי הזה נותן לנו, וזה הרבה. בין השאר, ישומי 365 מאפשרים לנו ניהול חללי עבודה וירטואלים, בניית תהליכים מקוונים, בניית אפליקציות פנים ארגוניות, ניהול פרויקטים יעיל ותקשורת וידאו (TEAMS) ללא הגבלת זמן.


כלים נוספי
ם לניהול ידע

חשוב לציין, כי ב – IT Solutions אנו מסייעים בהטמעת סביבת עבודה דיגיטלית וכלים לניהול ידע –  גם לארגונים שאינם עובדים בסביבת 365 ומערכותיה. פתרונות מתקדמים נוספים לארגונים בתחום ניהול הידע, כוללים גם מערכות כגון KMS Light House, ClearMash ו – Wyze – Consist .
מכאן, שלא משנה איזו עם איזו מערכת אתם עובדים ובאיזה סביבה טכנולוגית הארגון שלכם/ן מנהל את הידע היום, אנו נוכל לסייע לכם למצות את יכולותיו ולהתאימו לדרישות ניהול הידע בארגון.


מה יוצא לכם/ן מזה?

1. חסכון במשאבים ארגוניים, קיצור זמני עבודה במשימות שונות, וקיצור תקופות ההכשרה של העובדים והעובדות

2. ניהול תכנים בענן ללא תלות במערכות אשר מאפשרים רציפות עבודה גם בעת כשל מערכתי כי התכנים מנוהלים בענן

3. הגדלה של יכולת העבדוה העצמאית והפרודוקטיביות של העובדים, על ידי הנגשת מערכות העבודה והידע לו הם זקוקים מכל מקום ובכל זמן (מובייל, ענן)

4. טיפוח תרבות ארגונית של שיתוף ידע, חיזוק תהליכי קולוברציה בארגון ופיתוח מודעות לעבודה שיתופית אשר תורמים לפרודוקטיביות האישית והקבוצתית כאחד

5. ניהול עבודת צוות בסביבת עבודה אחת אשר מאפשרים חסכון בזמן וקבלת החלטות מהירות יותר ומבוססות ידע

6. התאמת התהליך למנטליות הארגונית, בצורה המאפשרת "נצחונות קטנים ומהירים" ובתהליך אג'ילי ומדורג בהתאם לרמת המוכנות הארגונית מבחינת יישום והטמעה כאחד

7. העצמה של חווית העובד בדרך לשיפור חווית הלקוח: תחושת המסוגלות של העובד וסיוע למימושו המקצועי, וחיבורו לארגון מה שמשפיע *בצורה ברורה* על חווית לקוח ו – ROI

8. שיפור השירות פנים ארגוני, כולל שיפור מדדי שביעות רצון וזמני טיפול תוך העלאת כהעלאת תחושת המחוברות ארגונית


איך עושים את זה יחד?


שלב ראשון: הבנת המצב הקיים – איפיון הצורך, הכרת הכלים הארגוניים הקיימים, מיפוי הכאבים הארגוניים (בירוקרטיה מעייפת, עבודה ידנית מרובה, ריבוי הזדהויות, מידע מפוזר, מחסור בנגישות למידע ועבודה מרחוק ועוד) ואיתור תהליכי העבודה שנדרש בהם שינוי, על ידי ביצוע ראיונות, תצפיות, ניתוח חומרים קיימים ועוד.

שלב שני: אפיון דרישות ומטרות והגדרת אסטרטגיית ניהול ידע ארגונית שתכלול גם שימת דגש על הגדרת ה – QUICK WINותעדוף פתרונות עבור ה"כאבים" הדחופים ביותר. בבניית תכנית זו, נשים דגש על דרכים לפתרון הן של פערים הן ברמת הידע והן ברמת המערכות ונתעדף את סדר הפעולות הנחוץ לארגון תוך שניקח בחשבון גם את מטרותיה של פרסונת היעד שלנו ("הלקוח") במטרה לייצר הישגים מהירים.

שלב שלישי: איתור ספקים אשר יאפשרו מימוש פתרונות קודם כל בכלים קיימים במידה וניתן. בנוסף, ניהול התקשורת עם הספק\מטמיע לבנייה פיזית של הפתרון – על סמך מסמך הדרישות שהוכן מראש. במהלך שלב זה, נשים דגש רב על כדאיות פיננסית, המלצות של לקוחות, לוחות זמנים, יכולות שירות ותמיכה ועוד.

שלב רביעי: ניהול הדרכת משתמשים, הטמעת הפתרונות בארגון ותהליך השינוי הארגוני המותאם ספציפית לארגון, כולל תוכניות ל"ניהול השינוי", כאשר לצד גיבוש ויישום הפתרון הטכנולוגי, יבוצע תהליך הדרכה והטמעה שנועד להכשיר גם את המשתמשים לסביבת העבודה המודרנית.


שאלות שכדאי לשאול?

1. האם הארגון שלך מוכן וערוך לטרנספורמציה הדיגיטלית פנים ארגונית?

2. האם בארגון שלך ישנו רישוי ל – 365 והאם אתה יודע איזה סוג של רישוי קיים ואילו פונקציות "פתוחות" לך לשימוש?

3. האם הארגון שלך ערוך לעבודה פרודוקטיבית ורציפה מרחוק?

4. האם הידע בארגון שלך מאורגן? מבוסס במקום אחד? בצורה מסודרת ופשוטה לצריכה?

5. האם העובדים שלך יכולים להגיע לכל מידע ובכל רגע בלחיצת כפתור?

6. האם לצוותים בארגון ישנו ממשק עבודה אחיד והאם הם יודעים למצות את כלל היכולות שלו?

7. האם הארגון מכיר את כלל הפונקציות שמעניק ה365 ומאפשרים פיתוח תהליכים פנים ארגוניים מכוונים שחוסכים זמן וכסף?

8. האם גם אצלך בארגון ישנו עדין שימוש בטפסים ידניים ותהליכי קליטה/גריעה ידניים של עובדים?

9. האם המערכות בארגון שלך מאפשרות מסרים מידיים, מסודרים, דינאמיים ומהירים?

10. האם *גם* את/ה מחפשים פתרונות מהירים שיכולים לייצר ערך מיידי לארגון תוך שיפור חווית העובד וחווית הלקוח?


למי זה מיועד?

  • מנהלי/ות מערכות מידע שרוצים להעביר את הארגון תהליך חדשני לטכנולוגיה, להטמיע חדשנות ולעבור לטכנולוגיה מתקדמת בענן
  • מנהלי/ות משאבי אנוש שמבינות את חשיבות שימור ושיפור הידע הארגוני, רוצות להביא לשיפור חווית העובד בארגון ולחזק את תחושת המחוברות, להביא לשיפור פרודוקטיביות אישית וארגונית ולייעל את תהליכי הניהול והקליטה של העובדים
  • מנהלי/ות כספים/תפעול שרוצים להביא לייעול תהליכי העבודה בארגון תוך יצירת חסכון זמן במשאבים, זמן וכסף ולהקטין בסופו של דבר את העלויות התפעוליות וזמני המשימות
  • מנכ"לים/ות חדשניים שרואים בשיתוף הידע משאב ארגוני מהמילה הראשונה ומבינים שחדשנות שווה ROI
צרו קשר