אחד הדברים החשובים ביותר עבור ארגון הוא היכולת להיות גמיש, להשתנות עם הזמן ועם הצרכים של הלקוחות מולם הוא פועל. ארגונים רבים מצאו את עצמם בשנה האחרונה מתמודדים עם שינויים עצומים, החל במעבר עובדים לעבודה מהבית ועד שינוי מוצרים קיימים. בארגונים שונים הורגש ביתר שאת בתקופה הזו שמערכת ה-ERP הקיימת לא נותנת את המענה המיטבי לכל צרכי הארגון. יכולות להיות לכך סיבות שונות ומגוונות: ההנהלה השתנתה, הארגון גדל והוקמו מחלקות חדשות, החברה נכנסה לתחומי פעילות חדשים או העבירה את הפוקוס הארגוני לתחום אחר ולפעמים פשוט הזמן שעובר. כל שינוי שכזה, יוצר מצב בו מערכת ה-ERP אינה מעודכנת מספיק ולכן לא ממלאת את הפונקציה שלה כמצופה. כמו לדוגמה בפרוייקט שעשינו לא מזמן: מדובר בחברה שרכשה מערכת ERP ובזמן הרכישה ביצעה פיתוחים והתאמה למערכת ומזה כ-5 שנים עובדת על המערכת באופן שוטף ללא פיתוחים מהותיים. במסגרת פרויקט העמקת היישום שבו ליווינו אותה, מצאנו כי מרבית מהעבודה נעשית למעשה מחוץ למערכת, בקבצי אקסל ומיילים. בבחינת העבודה שנעשית מחוץ למערכת גילינו שאת חישובי ההכרה בהכנסה הם לא מבצעים במערכת, פשוט כי לא ידעו שבגרסאות החדשות של אותה מערכת שבבעלותם – אפשר… בשדרוג פשוט, החברה נהנית כיום מחישובי הכרה בהכנסה בתוך המערכת ללא צורך בחישובים חיצוניים באקסלים דבר שחוסך זמן עצום.

לפעמים נוחתת ההבנה שיש צורך בעדכון או שינוי מערכת המידע כשיש פער גדול מידי בין הרצוי למצוי. יכול להיות שמגלים באופן מפתיע שיש מחלקות בהם עדיין עובדים בצורה ידנית, עם טבלאות אקסל או שאין תקשורת בין מחלקות ומידע לא עובר בצורה יעילה וטובה בין חלקי הארגון השונים. לעתים תתקלו בעובדים שפשוט לא עובדים עם מערכת ה-ERP הקיימת ואז חשוב לעצור ולברר איתם מה הסיבה לכך.

במצב כזה ישנם לרוב שני כיווני מחשבה עיקריים למציאת פתרון לבעיה: אפשרות אחת היא להחליף את מערכת ה-ERP הישנה במערכת חדשה ומתאימה יותר. האפשרות הנוספת היא להעמיק, לשפר או להרחיב לפי הצורך את היישום של מערכת ה-ERP הקיימת ולדאוג שתהיה ותישאר רלוונטית ומותאמת לארגון המשתנה. חשוב להבין שהחלפת מערכת ERP לא מבטיחה הצלחה, ואין לדעת האם המערכת החדשה תהיה טובה יותר לארגון מזו הנוכחית. מה שכן ידוע הוא שלהביא מערכת חדשה לתוך ארגון למצב הבסיסי בו נמצאת המערכת הנוכחית סביר שייקח זמן וכסף רבים. כאמור הכנסת מערכת חדשה היא לרוב עניין יקר ומורכב הדורש משאבים רבים של זמן ופניות מאנשי מפתח רבים בארגון. בכל מקרה יהיה צורך לעשות בירור מקיף בארגון כדי להבין מה חסר, מה נדרש ואיך לשפר את המערכת, אותו בירור שיידרש גם כשעושים העמקה ושיפור של מערכת קיימת.

לעומת זאת כשבוחרים להעמיק או להרחיב את המערכת הקיימת לפי הצורך בארגון, יש בסיס קיים לעבוד איתו. מכאן, הדבר החשוב הוא להבין איפה בדיוק נקודות החולשה של המערכת. לעתים יש צורך בבדיקה רחבה עם העובדים במחלקות השונות, לשם דיוק הבעיות והצרכים. כך נהנים מהיתרונות של ההיכרות המוקדמת עם המערכת והחלקים בהם היא כן מתפקדת. למשל לקוח שלנו שרכש לאחרונה מערכת חדשה והשתמש בה באופן שוטף בצורה מספקת מבחינתו. אך שלב בחינת התהליכים גילינו שבהרבה מקרים תעודות משלוח חוזרות בדף נייר, נסרקות ומתויקות וישנה לא מעט עבודה ידנית ושימוש בניירת בארגון. הרחבה של השימוש במערכת לחתימה על גבי הטלפון על תעודות המשלוח ייתרה את תהליך החתימה, הסריקה והתיוק וזאת ללא שום פיתוח.

עדכון המערכת גם חוסך את התסכול הטמון ב"זריקת" המערכת הישנה לפח כולל כל הזמן והכסף שהושקעו בה. בנוסף, העמקת היישום זה משהו שכדאי להכניסו לשגרה, כך שעדכון המערכת יהיה משהו שמתרחש באופן קבוע כל פרק זמן מסויים.

סיבה חשובה נוספת להעמקת יישומי מערכת ה-ERP היא השינוי שמתרחש בעולם וסביבנו כל הזמן, והצורך שלנו כארגון להישאר מעודכנים, ולתת שירות ברמה הגבוהה ביותר הקיימת. כמו כן החברות מוציאות כל הזמן עדכוני תוכנה (בממוצע אחת לחצי שנה) וזה יתרון נוסף של העמקת יישום על פני החלפת מערכת.

ארגונים רבים לא ממצים עד תום את העדכונים והשיפורים שנעשו על בסיס מה שקורה בחברות אחרות ובכך מפספסים יתרונות רבים הקיימים וזמינים עבורם. חשוב להבין שהעבודה עם מערכת ERP אינה מסתיימת עם העלאתה לאויר או סיום העדכון שלה, אלא זו עבודה מתמשכת שדואגת לכך שהמערכת תומכת בארגון כל העת ומתעדכנת יחד איתו.

בתקופה הזו של מעבר מאסיבי של עובדים לעבודה מהבית, גם אם בחלק מהזמן, גם מערכת המידע צריכה להיות זמינה on-line ולהיתמך ב-web ובכל סוגי המכשירים הניידים של העובדים הנמצאים במקומות שונים. רוב מוצרי ה-ERP בשנים האחרונות תומכים בדרישות אלה ומותאמים לכך וכדאי לכל ארגון לדעת שאופציה זו קיימת ולהשתמש בה אם עולה הצורך.

לאחר שהבנו את היתרונות של העמקת יישום מערכת ה-ERP נשאלת השאלה: האם הארגון יכול לעשות העמקה כזו באופן עצמאי? סביר להניח שכן, אבל זה יהיה תהליך יחסית מסובך ואיטי. היתרון של הבאת יועץ חיצוני, או חברה המתמחה בעדכון והעמקת יישום של מערכות מידע הוא בעיקר ביכולת שלהם לראות פגמים שאתם לא רואים מבפנים; הניסיון שהם מביאים מעבודה עם חברות וארגונים אחרים שעברו תהליכים דומים, וכן ניסיון קודם עם אותן מערכות ERP שאתם עובדים איתה. כך יש להם נקודות השוואה ויכולת לעזור לכם בצורה ממוקדת ופשוטה.

ניתן לראות שלהעמקת יישומי מערכת מידע קיימת יש יתרונות רבים וכדאי לשקול היטב לפני שבוחרים להחליף מערכת לאחת אחרת. אבחון קפדני של הבעיות והפערים יכול להביא לשינויים פשוטים אך מרחיקי לכת ביעילות שלהם לארגון, לחסכון בזמן ובאנרגיה. לעיתים תגלו שעדכון קטן שכבר קיים ישפר פלאים את תהליכי העבודה בארגון שלכם. אם לא הצלחתם לעשות זאת לבד אתם מוזמנים להיעזר בידע ובניסיון שצברנו בליווי חברות וארגונים רבים להעמקת יישום מערכת ERP. בכל מקרה אל תוותרו על שלב חשוב זה של אבחון מדויק, הוא זה שיקרב אתכם להשגת המטרות העיסקיות שלכם.

בהצלחה!