אנו רוצים לשפר את ניהול הידע בארגון ולהנגיש את המידע בצורה קלה לעובדים

בתקופה דינאמית כל כך שבה ארגונים נמצאים בתנועה ומתמדת ונדרשים לשינויים מהירים, טיפול בידע המצטבר ( גלוי וסמוי ) של הארגון והעובדים, הוא נכס משמעותי לכל ארגון שרוצה להבטיח התפתחות ושיפור מתמיד. "ניהול ידע" בארגון, היא תפיסה שמיושמת היום בארגונים המובילים והמתקדמים בעולם והיא כוללת גיבוש של אסטרטגיית על בארגון המורכבת מתרבות ארגונית, תהליכים עסקיים, הון אנושי וטכנולוגיות תומכות.

מה אנחנו צריכות לדעת והשאלות החשובות שאותן נשאל אתכם/ן – על מנת שנוכל להתקדם בצורה מדויקת?

1. מה המצב בארגון היום?

אפשרות א': הידע בארגון אינו מנוהל במערכת ייעודית או בצורה מסודרת ומוסדרת. היקף הפעילות בארגון גדל וישנה עבודה של ממשקים שונים, המחייבת סנכרון והכרות עם הידע המקצועי בכל שלב – בצורה מסודרת, מסונכרנת, ותבניתית כדי שיהיה קל וישים לשימוש.

 

אפשרות ב': ישנם דברים חדשים שאתם/ן מבקשים/ות ליישם ולבצע עם המערכת – אך העדר מערכת, או מוגבלות של המערכת הקיימת, אינם מאפשרים לכם/ן כמו למשל הטמעת תהליכים של "קרא וחתום", ניהול תדריכים ומבחני ידע לשיפור המקצועיות, אפשרות להנגשת הידע גם לנציגים בשטח באמצעות הנגשת המערכת למובייל או לטאבלט (מערכות ענן) וכן תיבנות מחדש של הידע וארגון היררכית המידע הארגוני – כך שיהיה יעיל ליישום, תומך בפעילות עובדי הארגון בקבלת החלטות וכולל מנגנוני חיפוש מהירים.

 

אפשרות ג': אין לנו בארגון מערכת ניהול ידע  ואנחנו עובדים עם מיילים, תיעודים בסיסיים על מנת לתעד אותו. ישנו רצון להניע תהליך של טרנספורמציה דיגיטלית גם פנים ארגונית ומעבר לניהול תהליכים מקוונים פנים ארגוניים (במקום טפסים,  ניירת ומיילים) מתוך הבנה שהדבר יביא לשיפור בחווית העובד, צמצום הבירוקרטיה והטעויות, שיפור היעילות והפרודוקטיביות הארגונית, חסכון בשעות עבודה וסטנדרטיזציה של פעילות הארגון וניהול הידע שבו.

 

ניהול הידע בארגון היום – שאלות פונקציונליות שחשוב לנו לשאול

1. כמה משתמשים יצטרכו לעבוד עם המערכת ובאילו מחלקות?

2. האם קיים אצלכם היום רישוי למערכות ניהול ידע כלשהן – כמו למשל 365 של מיקרוסופט?

3. מי הם/ן קהלי היעד ו-ה"פרסונות" שלנו עבור המערכת הרלוונטית – כלומר, המשתמשים והמשתמשות של המערכת? איך הם עובדים עם המערכת היום ומהם המאפיינים שלהם?

4. האם נדרש ממשק עם מערכות תפעוליות אחרות בארגון?

5. מהם "הכאבים" המרכזיים שלכם/ן בהיבט הזה של ניהול ידע בארגון? מהן המטרות המרכזיות ומהם הדברים שיש לייצר עבורם "פתרון" מהיר ודחוף?

6. איך היום אתם מנהלים את הידע שלכם היום? בצורה ידנית, מיילים, אקסל? צורות אחרות, ומדוע שזה כבר לא מספיק עבורכם/ן?


איך יראה התהליך שנעשה יחד?

1. אפיון צרכים והכנת מסמך דרישות
בשלב זה נשקיע בלמידת הארגון והבנת האסטרטגיה שלו. נכיר את השטח על ידי ביצוע תצפיות וראיונות, לצד ניתוח חומרים קיימים ואיפיון מסעות לקוח פנים-ארגוניים. בנוסף, נבין לעומק מהם תהליכי העבודה שניהול הידע צריך לתמוך בהם, ומה הם הממשקים הנדרשים ליישומם. כמו כן, נאפיין עד דק את התהליכים שנרצה להפוך למקוונים ונפרק את האתגרים הארגוניים והדרכים לפתרונם.

2. בחירת מוצר ומיישם
שלב זה כולל בחינת אלטרנטיבות מבין הספקים המובילים בשוק בתחום ניהול הידע נמצא ספקים מובילים כמו מיקרוסופט 365, kms light house, clearmash, wyze consist ואחרים. בשלב זה, על הספק להוכיח לנו ולכם/ן, את היכולת לעמוד בכל הדרישות שאופיינו. אנו ננתח את המענים השונים, ונזמין את הספקים השונים להציג את המערכת, כולל מענה על תרחישים שמתאימים ללקוח והצגת היישום.
לאחר מכן, ננתח את כלל הספקים והעלויות, נשוחח עם ממליצים ונציג המלצה על ספק ומוצר נבחרים.

3. ניהול הפרויקט להטמעה
שלב זה הוא שלב המימוש. את המשימות שהגדרנו, נפרק לתוכניות עבודה קונקרטיות, כולל לוחות זמנים, ליווי התהליך, וביצוע בקרה על התקדמותו.

4. הטמעה, ניהול השינוי, והכשרת המשתמשים בעבודה עם מערכות
במקביל לתהליך ההטמעה של המערכת ובקרה עליו – נמליץ לבצע תהליך של הטמעת תרבות ארגונית חדשה של שיתוף בידע. זהו תהליך אשר ישפיע על הארגון כולו ואנחנו נציע לכם/ן לבצע אותו כחלק מניהול הפרויקט על מנת לוודא את הצלחת התהליך כולו.


מחפשים או מחפשות את הפתרון המתאים ביותר לחברה שלכם/ן? השאירו לנו פרטים בטופס למטה, ונתחיל 🙂

 

 

צרו קשר