עפרה שר, מנהלת פרויקטים בכירה, מומחית במערכות ERP , CRM ופרויקטים גלובליים.

העולם עובר כיום טרנספורמציה דיגיטלית המורגשת בכל תחום בחיינו החל ממשרדי הממשלה וכלה בארגוני הבריאות, הפיננסים וכמובן בעסקים שונים. כדי שעסק יהיה רלוונטי כיום הוא צריך שהדיגיטל יהווה חלק מהמודל העסקי שלו והחשיבה הכללית. מערכות ERP (Enterprise Resource Planning) מספקות מענה למרבית צרכי הארגון ומאפשרות ממשק אחיד לכל צרכיו, הן לתקשורת פנימית בין המחלקות השונות וחלקי הארגון השונים, והן ללקוחות וספקי החברה ולכל תקשורת חיצונית אחרת.

במציאות של סגרים והגבלות שונות, גרמה הקורונה לעסקים וארגונים שונים לעבור לדיגיטל במהירות כדי להתאים את עצמם למציאות החדשה שנוצרה. שנת 2020 הביאה להאצה שאי אפשר היה לצפות מראש, בהטמעת מערכות חדשות בחברות בישראל ובעולם. אנליסטים טוענים שהקורונה האיצה שינויים שבמציאות רגילה היה לוקח להם 6 שנים לפחות לקרות. מסעדות נאלצו לעדכן את המערכות שלהן בין לילה כך שיתאימו לשרת לקוחות בצורה של טייק אווי, חנויות הפכו ממוקדי מכירה פיזיים למכירת און ליין בעזרת משלוחים, ועד למערכות ענק כמו רשויות המס בישראל שנדרשו לתת מענה למאות אלפי אזרחים תוך זמן קצר.

חשוב להבין שפרויקט ERP אינו פרויקט של הטמעת מערכות בלבד, ולא נוגע רק למחלקת IT, אלא פרויקט ארגוני שנוגע לכל תחומי העבודה והעסק ומערב אנשים רבים מכלל התחומים בחברה. פרויקט ERP דורש הבנה מעמיקה של הצרכים השונים בעסק, תיאום וקביעת סדרי עדיפויות ולוח זמנים ביניהם ולכן יש צורך למנות "מנהל-על" של הפרויקט מתוך הארגון. חשוב שיעשה תיאום ציפיות בתוך הארגון ושהפרויקט יתנהל בשקיפות כך שידעו אילו נושאים יטופלו ומתי.

ישנן מערכות ERP שונות בשוק כיום והיכרות עם היתרונות והחסרונות של כל אחת מהן עוזרת מאוד להבטיח שפרויקט הטמעת מערכת ERP יהיה מוצלח עבור הארגון שלכם.

מתי, אם כן, רצוי להתחדש במערכת ERP עדכנית?

  • כשיש צורך באינטגרציה ותיאום ברמה גבוהה יותר מזו הקיימת כרגע. לעתים הצורך עולה כשחווים בעיות בתקשורת בין חלקי הארגון השונים. דוגמא בולטת לכך קשורה למעבר לעבודה מהבית שדורשת חלופות לשיחות פנים אל פנים ופגישות במגוון פורומים. דוגמא אחרת לאינטגרציה ברמה גבוהה קשורה לזיהוי מיקום של לקוחות שמאפשר מענה מקומי ולעיתים מהיר יותר לבקשותיהם.
  • כשעולה צורך להתעדכן ולבנות בסיס יציב לכל הפעילות העסקית, מערכת אחת קוהרנטית ותפורה בדיוק למידות הארגון. לדוגמא מעבר למכירות און ליין דורש קטלוג מוצרים מגוון ודינמי; ניהול ומעקב מלאי הדוק יותר, מתן אפשרויות מגוונות יותר לסליקה ותשלום ללקוחות ומעקב אחר הזמנות ומשלוחים.
  • ארגון קטן שהחל לגדול, כמו סטארט אפ שמתרחב ומתבסס, והמערכת הקיימת בו כבר לא תואמת את הצרכים. חשוב מאוד שמערכת ה-ERP לא תהיה מה שעוצר את החברה מלהתקדם. מערכת ERP יכולה לחסוך המון זמן לעובדים השונים בארגון מאחר והיא בונה ומייעלת אוטומטיזציה של תהליכים שונים בארגון וכך עוזרת לו להיות יעיל וחסכוני הרבה יותר.
  • ארגון בו דברים מתבצעים באופן ידני וטרם עברו אוטומטיזציה, מערכתERP טובה וחדשנית יכולה לפתור זאת ולתת מענה טוב ונרחב לכל חלקי הארגון. גם כאן המעבר למכירה און ליין הוא דוגמא טובה לצורך להכנסת מערכת ERP כשנדרשים לנהל כמות לקוחות גדולה יותר, מגוון מוצרים גדול יותר וכדומה.

מגמות בולטות בעולם ב-2021 בתחום ה-ERP:

ענן

מגמה אחת בולטת בעולם ה- ERP היא המעבר לענן, המאפשר נגישות ללא הגבלה מכל מקום. בעידן בו עובדים רבים לא מגיעים למשרד, העבודה בענן הפכה מאפשרות להכרח. יתרון בולט במערכת ERP מבוססת ענן הוא בכך שההטמעה קצרה יותר. יתרון נוסף של המעבר לענן הוא שקיפות גבוהה מבחינת התקציב הנדרש למערכת כזו, ידוע מראש מה תהיה העלות החודשית שלו ואין הוצאות נוספות על החומרה ועל ההתקנה במקום. כך גם עלויות השימור והשדרוג של המערכת בענן נמוכות יותר. יש לנו לא מעט לקוחות עם מערכות ,on premise וכדי להנות מעוד פונקציונליות הכרחית לעיתים, הם נדרשים לשדרג גרסה וזה מצריך פרויקט, או שהלקוח דוחה את ההחלטה לבצע את המהלך מפאת מורכבותו. במקרה של פתרון בענן, אין צורך להתלבט האם ומתי לבצע שדרוגים ועדכונים ואנו תמיד בגרסה המעודכנת ביותר.

בענן ישנן גם אפשרויות רבות לחדשנות ושינויים תוך כדי תנועה. כש-ERP נמצא בענן אין צורך לדאוג לגיבויים למערכת  ולנושא השדרוג, דבר שגם מקל מאוד על הארגון. ניתן לראות שיתרונות המערכת בענן הם רבים ולכן זוהי צפויה להיות מגמה מובילה ב-2021 ובכלל בשנים הקרובות.

IoT

מגמה בולטת נוספת בעולם כיום היא השימוש ב-IoT (Internet of things). כשIoT  ו-ERP משולבים יחד הם מספקים לארגון ערך מוסף. כששניהם קיימים יחד הם יכולים לעזור לארגון לאסוף מידע רחב היקף, בזמן אמת על הביצועים של המכונות שלהם ויכולים לחסוך המון זמן של הכנסת נתונים ידנית וגם לנתח אותו. שילוב עם הנתונים המתקבלים ע"י ה-IoT מביא לקבלת החלטות המבוססת על נתונים ברמה גבוהה הר­­בה יותר משהייתה אפשרית בעבר. ההפיכה של עסק ל"עסק חכם" (כמו "בית חכם") בו אפשר לנטר, לנתח ולתת הוראות לחלקים שונים בעסק מרחוק מתקדמת מאוד בעזרת המעבר ל-ERP. דוגמא לכך מעולם התעשייה הכימית שם יש צורך בניטור קבוע של משתנים רבים כמו טמפרטורה, לחות, לחץ וויברציות במהלך תהליכי הייצור. עד עכשיו המידע היה נאסף באופן סמי-אוטומטי, אבל עם IoT נוספה האפשרות לאיסוף מידע באופן אוטומטי לחלוטין, מהיר, יעיל ואמין יותר ויהיו לכך השלכות מצוינות על הארגון.

גלובליזציה

מגמה נוספת שהתחזקה בעקבות משבר הקורונה העולמי היא הגלובליזציה. אמנם אפשר לקבל את הרושם שסגירת גבולות בין מדינות הביאה להפחתת מסחר בינלאומי, אך זה אינו מדוייק. בעקבות המעבר לשירותים דיגיטליים, ארגונים יכולים יותר בקלות למכור ולתת שירות ללקוחות מכל רחבי העולם. כדי לתת שירות בינלאומי כדאי שתהיה בידיכם מערכת ERP מותאמת שעובדת בצורה מעולה ושנותנת מענה לכל האספקטים השונים של עסק בינלאומי כולל כמובן נקודות התורפה שיכולות לעלות כמו  הגבלים משפטיים, הבדלים פיננסיים (המרות כספים, רגולציה מקומית וכו'), שפה ועוד.  יש לנו דוג' לקוחות שרצו להקים סניף בחול או לבצע rollout לחו"ל וכיום עם הפתרונות המתקדמים, וכמובן נושא הענן, הדבר מתאפשר בצורה טובה, קלה ומהירה יותר.

 

איך להינצל מהסטטיסטיקה המכאיבה?

עם כל מה שקורה כיום בעולם אפשר להבין כי פרויקט של הטמעת מערכת ERP חדשה יכול להקפיץ את הארגון קדימה וליצור מצב בו העסק גמיש ודינאמי ויתמודד היטב בעתיד עם כל מה שלא יגיע לפתחו. עם זאת, כ-60% מפרויקטי הטמעת מערכות ERP נכשלים מסיבות שונות כאשר הבולטת בניהם היא חוסר פניות ויכולת של ארגונים להטמיע את המערכת בעצמם. עבודה על פרויקט הטמעה כזה עם מנהל פרויקט מטעם החברה, שהינו בעל נסיון רב בניהול והובלה של פרויקטי ERP, יכולה להיות גורם משמעותי שמוביל אתכם להצלחה ולחסוך לכם המון זמן וטעויות.

ניהול פרוייקט על ידי גורם מקצועי מביא עימו את הניסיון, ההיכרות עם שלל הפתרונות, והידע בנוגע לנקודות התורפה של פרויקטים כאלו והם ברוב  (אם לא בכל) המקרים מהווים גורם מפתח שיסייע לארגון שלכם להימנע מנפילה לצד הלא נכון של הסטטיסטיקה, ולחוות הצלחה עם פרויקט הטמעת מערכת ERP.

בהצלחה!