חברות נדל"ן ובניה הנן חברות המאופיינות בד"כ בשלד ניהולי רזה, אך סכומי הכסף אותן חברות אלה מגלגלות, הם עצומים.
בעשור האחרון התעורר שוק הנדל"ן לספקי מערכות המידע בארץ בתקופה זאת, אנו ליווינו כעשרות לקוחות מהתחום בבחירת והטמעת מערכות. בתחילת דרכנו ביצענו סקר שוק, וגילינו, כי בניגוד להתקדמות שחלה בתחומי עיסוק אחרים, בתחום זה היה חוסר ניכר במערכות מידע מרכזיות המאפשרות ניהול מלא של כלל הפעילויות במערכת אחת.
אנו גאים בדרך שעברנו עם לקוחותינו בתחום מערכות המידע ועם כל לקוח חדש בתחום הנדל"ן מגוון האופציות העומד לבחירה הוא גם גדול יותר וגם איכותי יותר.

חברתנו מספקת שרותי ייעוץ, ליווי והטמעת מערכות מידע ומתמחה גם בתחום הנדל"ן. מטרתנו לספק ללקוח את הפתרון המיטבי וללוות את הלקוח בניהול פרויקט יישום מערכת מידע מטעם הלקוח מתחילתו ועד סופו. אנו רואים עצמנו אינטגראלי מהארגון ופועלים בשקיפות ובשותפות מלאה עם לקוחותינו. מאחורינו ניסיון רב כיועצי מערכות מידע בתחום הנדל"ן במגוון לקוחות ופרויקטים.
מגוון הפעילויות העסקיות בחברות אלו הוא רחב וניתן לחלק אותו למספר תחומי עיסוק עיקריים:
* יזום
* בניה
* החכרה, השכרה וניהול נכסים.
* ניהול אחזקת נכסי נדל"ן (בשוק העסקי).
* ניהול מכירות ושיכון דיירים (בשוק הפרטי).

חלק מהחברות מתמקדות בתחום עיסוק אחד וחלק עוסקות באחד או יותר מהתחומים. ישנן חברות המתמקדות בעיקר בתחום הנדל"ן למגורים וחלקן בנדל"ן עסקי.
עם הלקוח הראשון שלנו בתחום, כשבצענו סקר שוק לפני כ- X שנים , גילינו, כי בניגוד להתקדמות שחלה בתחומי עיסוק אחרים, בתחום זה קיים חוסר ניכר במערכות מידע מרכזיות המאפשרות ניהול מלא של כלל הפעילויות במערכת אחת:
החברות הגדולות יותר, בנו לעצמן עם השנים מערכות מידע מותאמות אישית המבוססות על טכנולוגיות הנחשבות כיום למיושנות והתקשו למצוא פתרונות שיכסו את מכלול צרכיהם.
לעומת זאת, החברות הקטנות יותר, השתמשו במוצרי נישה ישראליים, שקיימים בתחום. החיסרון העיקרי במוצרי הנישה, היה ההתמחות שלהם בתחום עיסוק אחד וחברה שהתפרסה על כמה תחומי עיסוק, בד"כ נמצאו אצלה מספר רב של מערכות נישה שכאלה, לצד מערכות פיננסיות.

אין זה סוד שבעשור האחרון, עולם מערכות המידע הולך לקראת מערכות מרכזיות (ERP). מערכת ERP הינה מערכת מידע אינטגרטיבית הנותנת מענה לצורכי המידע של כל הפונקציות, התהליכים העסקיים בארגון והקשרים ביניהם

היתרון הגדול בגישה זו הינו שכל הנתונים התפעוליים של החברה שקופים, זמינים ומעודכנים בבסיס הנתונים של המערכת, מה שמאפשר פיקוח בזמן אמת על ההוצאות וההכנסות של החברה וקבלת החלטות נכונה יותר.
כאשר החברה מתבססת על דיווחים ממערכות מידע שונות, זמן איסוף המידע, העברתו וניתוחו לצורך קבלת החלטות הוא ארוך יותר ולא תמיד המידע המאוחד משקף בצורה מדויקת את המצב האמיתי.
על-כן, דווקא בשוק בו ההשקעות הכספיות הן עצומות (וכך גם הסיכון הפיננסי), ופעילויות רבות הכרוכות בהוצאה כספית נעשות בפועל ע"י קבלני משנה, היכולת לנתח בזמן אמת את מצב החברה, הינו קריטי.
להלן כמה מהאתגרים המייחדים את שוק הנדל"ן:
יזמות ובניה:
ניהול פרויקט בניה של פרויקט מגורים או נדל"ן מסחרי הוא פרוייקט גדול ומורכב, המערב עשרות קבלני משנה וגורמים חיצוניים שיש לנהל, לפקח על פעילותם ולהתחשבן מולם.
מערכת מידע לתמיכה בתחום זה צריכה לאפשר לחברה להגדיר בצורה מפורטת את כל מרכיבי הפרוייקט, ליצור ולתחזק גנטים לכל אחד ולנהל את הגנט העליון של הפרוייקט כדי להבטיח עמידה בלוחות הזמנים למניעת הפסדים כספיים.
מערכת המידע נדרשת לנהל מחירונים מאושרים לביצוע פעילויות הבניה, בצוע אומדנים, הפקת כתבי כמויות וניהול מכרזים מול ספקים וקבלני משנה. בכל הפעילויות האלו, המערכת נדרשת להכיר את סוגי ההסכמים השונים, ההתחשבנויות והמדדים הנהוגים בתחום (למשל: הסכם ע"פ כמויות, ע"פ עבודה סופית, טיפול בחשבונות חלקיים, מחירונים הצמודים לסל ספציפי, למדד תשומות בניה וכד').
המערכת תידרש לנהל את כל החוזים וההסכמים מול הגורמים השונים, ולהכיל כלים לבקרה תקציבית הדוקה על כל חשבונות ההוצאה ודיווחי הביצוע המתקבלים מהשטח.
ניהול החכרה והשכרה של נכסי נדל"ן:
האתגר העיקרי העומד בפני חברות הבונות ומשכירות נכסי נדל"ן, הוא נהול נכון של הנכס, כך שההשקעה בבנייה או ברכישה תוחזר ואף תביא לרווחים.
ככל שמגוון הנכסים המנוהלים קטן יותר, הסיכון הפיננסי של החברה הינו גבוה יותר מצד שני, ככל שמספר הנכסים גבוה יותר, השליטה והשקיפות על הנעשה בכל נכס, הינם קשים יותר.
לשם ניהול נכון, על החברה לדעת בכל רגע נתון את מצבת הנכסים שלה, התפוסה ותכנון התפוסה בטווח הבינוני והארוך, על-מנת להשקיע במאמצי שיווק לנכסים פנויים או שאמורים להתפנות משום שכל יום ללא שוכר, משמעותו – הפסד כספי.
ניהול נכסים, מופקד לרוב גם הוא ע"י חברות נדל"ן על קבלני משנה והפיקוח על הוצאות הניהול הוא קריטי לתחשיב הרווח הרצוי מכל נכס. אם בעבר, הסתפקנו בדוחות בלבד, בכל מיני חתכים, כדי לקבל את המידע הדרוש לנו, היום נשאף לקבל את המידע בצורה מהירה, גרפית וברורה, מעבר לדוחות. היצוג הגרפי של "מלאי הנכסים" שלנו ותפוסתם, יאפשר איתור וזיהוי מהיר של נכסים בעייתיים ויאפשר למנהל הנכסים להתמקד בהם ולהערך בהתאם.
המערכת נדרשת להיות בעלת יכולות CRM (ניהול קשרי לקוחות) בסיסיות לפחות לשם מעקב אחר מתעניינים, יזום קמפיינים לשיווק, מעקב אחר השיחות והמשאים ומתנים עם השוכרים הפוטנציאליים.
המורכבות והמגוון של חוזי ההשכרה בנדל"ן הינה רבה ועל כן המערכת צריכה לאפשר ניהול סוגי חוזים שונים, בעלי תנאים מורכבים (לפי מ"ר, ע"פ יחידות השכרה, ע"פ מחירונים קבועים, ע"פ תנאים – חניה מקורה או לא, ומגוון אופציות נוספות). על בסיס ניהול החוזים, המערכת צריכה לאפשר את חיובי הלקוחות בצורה אוטומטית ושקופה ככל האפשר, כולל התחשבנות על הוצאות חשמל, מים, פרסום, מיזוג, ניהול, ארנונה וכל רכיב אחר עליו הוסכם בחוזה. נדרש לנהל ערבויות של לקוחות, לוודא תשלומי מיסים והיטלים כנהוג בכל עיר ועוד מאפיינים רבים בהתחשבנות מול הלקוח. יש חברות רבות הנוהגות לעבוד על בסיס מזומן ויש שלא והמערכת התומכת צריכה להיות גמישה מספיק כדי לאפשר את ניהול מחזורי החיוב של אלפי הלקוחות בדרך היעילה והאוטומטית ביותר.
במקביל לכל זה, בגין כל נכס, ישנן הוצאות שוטפות של ניהול, תיקונים וכיו"ב. כאן מגיע לידי ביטוי התחום של ניהול אחזקת הנכסים, שנפוץ יותר במגזר הנדל"ן העסקי. גם אם בפועל, נושא זה מנוהל ע"י קבלן משנה, על- מנת לוודא כי אין חריגה, לא בתקציב ולא בהתחייבויות מול הלקוחות.
המערכת תידרש לנהל את כל הכרוך בניהול האחזקה השוטפת של הנכסים כך שתישמר הבקרה התקציבית והמעקב אחר ההתנהלות באותה מערכת מידע. במקרה המיטבי, נשאף לכך שכל הפעילויות ינוהלו במערכת ובמקרה הפחות רצוי (שלעיתים הינו כורח המציאות בשל הפרדה בין החברות), נשאף לעדכן את המערכת באופן שוטף בכל ההוצאות השוטפות בגין הנכס, אם ע"י ממשק ממוכן או אפילו בדיווחים ידניים.
חברות שניהול האחזקה של הנכסים הוא חלק אינטגרלי בפעילותם העסקית, ידרשו לקבל במערכת את האופציה לנהל את כל "קריאות השירות" המתקבלות מהשוכרים, לנהל ולעקוב אחר הציוד שבבעלות החברה, לתקצב ולתכנן מערכי בדיקה שוטפים ועוד פעילויות כגון אלו.
במגזר הפרטי, חברות רבות עוסקות בשיווק ומכירת פרוייקטי בניה לשוק הפרטי.
בתחום זה נדרשת מערכת המידע ליכולות דומות ליכולות שהוזכרו לעיל בנושא השכרת והחכרת נכסים בשוק העסקי עם היבטים ספציפיים לשוק הפרטי כגון ניהול חוזי מכירה על כל הדקויות הייחודיות, טיפול ומעקב אחר בקשות דיירים לשינויים במהלך בנייה, כולל תחשיבי עלות ומכירה עבורם, תיעוד ומעקב תקלות לתקופת בדק וכיו"ב.
גם ספקי מערכות המידע זיהו את הצורך בשוק וכיום, יותר ויותר מערכות מידע בינלאומיות מציעות פתרונות ורטיקליים גם לשוק הנדל"ן, כל אחת מעמיקה יותר בתחומים מסוימים ופחות באחרים.

לסיכום,
אנו מלווים כבר עשרות חברות בתחום זה ועם כל לקוח חדש, מגוון האופציות העומד לבחירה הוא גם גדול יותר וגם איכותי יותר. אין ספק שעדיין לא נמצאה המערכת שמתאימה בדיוק לכל דרישה של הלקוחות (הרגילים למערכות בפיתוח עצמי שפותחו ע"פ תהליכי עבודה ספציפיים לחברה מסוימת) אבל בהחלט ניכרת מצד אחד התבגרות בשוק ונטיה לקבל שינויים בתהליכי עבודה קיימים ומהצד השני, התמחות גדלה והולכת בתחום הנדל"ן מצד ספקי מערכות המידע.