מגפת הקורונה שנחתה עלינו בהפתעה לפני כמעט שנה, שינתה ללא היכר את האופן בו אנחנו מתנהלים במקום העבודה. פגישות פנים אל פנים עברו לזום, העבודה מהמשרד עברה הביתה.

בתקופה הזו התגלו יתרונות גדולים בעבודה מהבית: גמישות בשעות העבודה, עלייה באפקטיביות, חיסכון בזמן ועלויות נסיעות, חיסכון בהוצאות על המשרד, גמישות גאוגרפית גדולה יותר וכמובן איזון טוב יותר בין חיי הבית והמשפחה לבין העבודה. בשורה התחתונה, שביעות הרצון של העובדים עלתה. יחד עם היתרונות התגלו גם אתגרים עצומים של העבודה מהבית: שחיקה שנולדה משעות עבודה מרובות, ירידה בתפוקה לאורך זמן, תלונות של עובדים על שעמום; חוסר חיבור, קושי להכניס עובדים חדשים ולחברם לארגון וירידה ביצירתיות ובחדשנות שתלויות מאוד בסיעור מוחות ובמפגשים אנושיים. בדידות וקושי להתרכז בעבודה גם כן עלו מחלק מהעובדים.

אחד השינויים המהותיים, אולי המרכזי שבהם, שנדרשו מארגונים רבים, הוא לעבור טרנספורמציה ניהולית ותהליכית שחוצה את הארגון כולו כדי להתאים את צורת השליטה והניהול למאפייני העבודה מרחוק. השינוי המקיף הזה נעשה תוך הקפדה על שמירה של רמת יעילות גבוהה, נאמנות עובדים, תחושת שייכות, מורל גבוה, רמת ביצועים ורמת שירות גבוהה למרות כל האתגרים שהביאה עימה התקופה; מה שלא היה פשוט כלל. השאלה שעומדת בפנינו כעת היא איך נשכיל לשכלל את התשתית לניהול מרחוק שהונחה בתקופת הקורונה כך שהיא תמשיך לשרת אותנו גם לאחריה.

כדי להנות מהיתרונות של השינוי העצום הזה בדרכי העבודה, ולהתמודד היטב עם האתגרים שהוא הציב בפנינו, היה על הארגונים להתאים ולעדכן את צורת הניהול ואת חלק מתהליכי העבודה כך שיתאימו טוב יותר לתקופה. הרבה אלמנטים של הניהול שהיו רלוונטים בעבר פשוט נעלמו כמו השיחות בפינת הקפה של המשרד. על המנהלים לשכלל את יכולות הניהול מרחוק כך שיתאפשר במקביל גם לעמוד ביעדים של הארגון שלנו; גם להיות בשליטה ולהישאר מעודכנים באופן שוטף וגם לשמור על העובדים אפקטיביים ומרוצים גם יחד.

ישנם כמה דברים שכדאי לעשות בתקופה הזו בארגון כדי לוודא שהניהול ממשיך להיות מעולה גם מרחוק ולהצליח לשמר את מה שלמדנו לעתיד:
  • הגדרת מדיניות עבודה מהבית: הגדרת שעות זמינות לשיחות ופגישות; שעות עבודה מבחינת יעילות אישית ותפוקה; התייחסות לייצוגיות; מרחב עבודה מסודר בבית (מבחינת פרטיות, מבחינה ארגונומית ובהיבט של בטחון מידע), תנאי עבודה בבית (האם מקום העבודה מסייע ברכישת ציוד נדרש לעבודה בבית, משתתף במימון ארוחות וכו'). דוגמא: בחלק מהארגונים שלחו שובר לעובדים לרכוש כיסא עבודה נח לשם יצירת נוחות מרבית, שיפור תנאי העבודה בבית, ותחושה של מחוברות לארגון
  • עדכון דרכי תקשורת: השיבוש בערוצי התקשורת הרגילים הוא אחד האתגרים הגדולים שיש להתמודד עימם. יש להגדיר מחדש מה הם הכלים ליצירת תקשורת, הן בתוך והן מחוץ לארגון. באילו כלים טכנולוגיים נשתמש מבחינת חומרה ותוכנה, האם יש לדאוג לציוד תקשורת כלשהו. כמובן חשוב להגדיר אופני תקשורת ברמת הארגון, המחלקה והצוות, איך היא תתבצע ומתי, האם באופן קבוע (פעם ביום או בשבוע) או לפי צורך (לפני פגישה). חשוב להסתכל על דברי גם בהיבטים של ניהול ידע ולתאם היכן נמצא מידע מעודכן ומשותף שניתן לשולפו ללא קשר לזמן ומקום, ולהתאים את ערוצי התקשורת לאתגרים החדשים. דוגמא: יצירת קבוצות עבודה חדשות בצ'אנלים נוחים יותר לתקשורת עבור העובד, וכד'.
  • עדכון תהליכי עבודה: יכול מאוד להיות שיהיה צורך באימוץ טכנולוגיות חדשות, מחשוב תהליכים, ובדיקה כי הכלים הטכנולוגיים הקיימים הם רלוונטים ונותנים מענה טוב לארגון. מאחר והעבודה לא מתבצעת בחלל פיזי אחד, יש צורך בהגדרה ברורה של עמידה ביעדים ותפוקה בפרקי זמן מסויימים, כך שתהיה אפשרות לבדוק האם הייתה התקדמות כמצופה. חשוב להגדיר איך תיבדק התקדמות זו לאורך השבוע, באילו נקודות זמן. תיאום ציפיות מראש הוא חשוב ביותר כך שכל עובד ידע מה ההגדרה של הצלחה ומה מצופה ממנו. לדוגמא: דוחות יומיים, תאום ציפיות בנוגע לגמישות הנדרשת בשעות העבודה, וכו'.
  • ניהול אנושי: חשוב מאוד בעבודה מרחוק להיות עם אצבע על הדופק לגבי העובדים, מה שלומם, מה מתרחש סביבם במשפחה ובסביבה הקרובה שמשפיע עליהם ישירות או בעקיפין, כיצד הם חשים, אולי הבדידות קשה להם ואפשר לחשוב על דרכים לעזור להם. כמו כן חשוב לשים לב לשעות העבודה מבחינת מניעת שחיקה. רצוי להקדיש מחשבה לשמירה על התרבות הארגונית והערכים של הארגון – אם נהגתם לחגוג ימי הולדת, איך אפשר לעשות את זה כשעובדים מהבית. לדוגמא: מסיבת יומולדת בזום, שליחת מתנה קטנה הביתה, פינוקים ודאגה לצרכיו של עובד שבבידוד, חשוב מאוד לשמור ואף להדק את המרכיב האישי-אנושי דווקא במרחב המרוחק והדיגיטלי.
  • הדרכה ומתן ידע: לבדוק האם יש צורך בהכשרה ואימון של מנהלים בניהול מרחוק, לדוגמא בנושא יצירת אמון בעובדים ומניעת הצורך במיקרו מנג'ינג, כלים לשיפור בתפוקת העבודה, בניית מערך דיווח מספק, כיצד קולטים עובד חדש בתקופה הזו, הדרכות דיפרנציאליות מקוונות וכו'..
  • ניהול לקוחות: מה השתנה מבחינת הלקוחות עם המעבר לעבודה מרחוק, אם יש צורך לערוך תיאום ציפיות לגבי מפגשים, העברת מידע, שעות עבודה, עדכון דרכי תקשורת ועוד. לדוגמא: שעות פעילות המוקד, זמינות ונגישות, שיטת העברת פניות, ובכלל בחינה מחדש של חווית הלקוח, מצב הלקוח והתקשרויות מולו, כך שתתאמנה לצרכיו בתקופה זו.
  • תקופת הקורונה כפיילוט: הדבר האחרון ואולי החשוב ביותר הוא לנסות לבחון תקופה זו כפיילוט ולראות אילו לקחים ניתן להפיק ממנה להמשך, אילו הצלחות היו לנו; במה כדאי להשקיע ולהשתפר. לא לפחד לקבל פידבק מהעובדים ומהלקוחות וללמוד תוך כדי תנועה, מה כדאי לשמר ואיפה לבדוק אפשרויות חדשות.
אז מה צפוי לנו ביום שאחרי?

רבים תוהים מה יקרה כשהמשבר יהיה מאחורינו? האם נשליך את כל מה שלמדנו ופיתחנו לגבי ניהול מרחוק לפח ונחזור לעבודה כמו פעם, או נשמר את מערך היכולות שגיבשנו לטובת המשך התייעלות גם אחרי המשבר? סביר להניח, כפי שצופים היום מומחים, שמבחינת צורת העבודה לא נחזור למודל הקלאסי של עבודה מהמשרד בלבד אלא למודל היברידי כלשהו, כזה המשלב עבודה מהבית ומהמשרד במהלך השבוע, וכך נהנה מכל העולמות.

אם ברצוננו לשמר את היתרונות של העבודה מהבית ולדאוג שהארגון שלנו יצליח וישגשג לאורך זמן עלינו להמשיך ולשכלל את יכולות הניהול מרחוק ולבסס מדיניות, תהליכי עבודה ומערכות שיסייעו לנו בכך. כמו כן חשוב לשמר את ההישגים אליהם הגענו על ידי כך שנגבש זכרון ארגוני של תהליכי העבודה והתקשורת המוצלחים שיצרנו. כדי להפיק את המירב מהתקופה הזו, ללמוד ממנה ולבדוק מה עובד טוב יותר או פחות ולאילו כלים הארגון שלנו זקוק להם כדי להשתפר בניהול מרחוק ניתן להיעזר באנשי מקצוע המתמחים בכך, שיעזרו לכם לבחון איך לשמור על כל מה שהשגתם וההצלחות שלכם בניהול מרחוק ואיך להמשיך הלאה בצורה הטובה ביותר.

בהצלחה!

נכתב על ידי ליאת קינן, מנהלת פרוייקטים בכירה, תחום חוויית לקוח ודיגיטל ב IT Solutions, יועצת ארגונית, מומחית בניהול פרוייקטים בתחום שירות ומכירות, ניתוח ושיפור תהליכי עבודה, קידום תהליכי דיגיטציה.