מאת: אורטל דניאל, מנהל פרויקטים בכיר מתמחה במערכות ארגוניות, אסטרטגיה, שיפור תהליכים וניהול מערכות מידע.

מכירים את דו השיח בין עליסה לבין חתול הצ'שייר, נכון? מי לא מכיר?

עליסה עומדת על פרשת דרכים ושואלת את החתול המכורבל על צמרת העץ באיזו מהדרכים עליה ללכת. הוא עונה "זה תלוי במידה רבה לאן את רוצה להגיע." לא אכפת לי כל כך לאן" אליס משיבה. "אם כך" אומר החתול, "לא משנה באיזו דרך תלכי".  היא מבהירה," בתנאי שאגיע לאנשהו", והחתול עונה את התשובה האלמותית, "בטוח שתגיעי" , "אם רק תתמידי בהליכה"

בחירת מערכות מידע לחברה בהקמה דומה למדי לדו השיח הנהדר הזה של לואיס קרול ב"עליסה בארץ הפלאות". השאלה הנשאלת במקרה זה היא "איזה מן חברה אנחנו רוצים להיות?" לשאלה הזאת נלוות שתי תת שאלות הנוגעות למשאבים. "כמה זמן ייקח לנו להגיע ליעד זה?" ומיד אחריה  "כמה כסף אנחנו מוכנים להשקיע בינתיים במערכות המידע שלנו?"

כלומר – אין דין חברה שמתעתדת, עם הקמתה, להיות חברה גדולה (ראו דוגמת ביטוח ישיר, פרטנר), או אפילו גלובאלית, דוגמת בטר פלייס, לחברת סטארטאפ שלפחות בשנתיים הראשונות לחייה לא צופה ליותר ממספר מועט של עשרות עובדים ולקוחות.

ניתן כדוגמא את צרכי הארגון  ממערכות המידע של הסטארטאפים. מדובר בחברות שמשקיעות את מירב מרצן (וכספן) בפיתוח המוצר שיכבוש את העולם. השקעה במערכות המידע היא בחזקת עול, ביזבוז אנרגיה, זמן וכסף במקום הלא נכון. צריך רק את ההכרח. מה יהיה אם וכאשר נגדל מאד? אז נהיה מספיק עשירים לעשות פרויקט הסבה למערכות מבוססות שארגונים גדולים צריכים. קודם כל תנו לנו להבין מה רוצים המשתמשים מהמוצר שלנו ולאסוף הכי הרבה לידים. מה צריך בשביל זה?

  • מערכת פנים ארגונית לניהול תהליכים עבודה ארגוניים (כגון מוצרים מבית Atlassian , Monday ועוד) לטובת:
    • ניהול המוצר (ניהול דרישות וניהול הפיתוח)
    • ניהול תהליכי עבודה ארגוניים (דרישות ,רכש, Helpdesk ועוד…)
    • ניהול דרישות
  • מערכת לניהול תהליכי מכירות ושיווק בדגש למערכת מדף ללא צורך בהתאמות, עם יכולות:
    • דיגיטל (מתן אפשרות ללקוחות ליצור קשר במגוון רב של ערוצים וכן לפנות ללקוח במגוון רב של ערוצים ).
    • BI לניתוח וקבלת תובנות עסקיות
  • שאר השירותים הנדרשים לחברה כגון ניהול משאבי אנוש , פיננסים, גבייה ועוד ניתן לרכוש בשירותי outsourcing כגון רואה חשבון, משאבי אנוש.

לגבי חברות גדולות בהקמה – כאן הסיפור שונה לגמרי. מדובר בחברות שיודעות (בגדול) מה הן הולכות לעשות ואיך עושים את זה. כאן צריך לחלק את מערכות המידע (באופן גס) לשתיים:

  1. מערכות ארגונית – מערכות ה- BACK OFFICE (ניהול כספים, רכש, כח אדם ועוד)בילינג ועוד
  2. מערכות ליבה – התומכות בתהליכים העסקים של הארגון. לקטגוריה זו נכנסות מערכות כמו CRM  , Billing , BI  אתר שיווקי, אתר תפעולי ועוד.

לגבי מערכת ארגונית  חשוב לקחת בחשבון מספר נקודות:

  • למרות מורכבותן ועלותן, כדאי לבחור במערכות מוכרות בשוק. כך נהנה ממינימום השקעה  בהתאמות ובכח אדם ונוכל להתפנות למערכות הליבה.
  • רצוי להתחיל בעבודה עם המערכת ללא התאמות גדולות, ללמוד את הצרכים של הארגון ורק לאחר הכרות עם המערכת והבנת הצרכים של הארגון לבצע התאמות נדרשות ולהישאר כמה שיותר קרוב למוצר
  • כדאי לחשוב על העתיד, ומלכתחילה לבנות מערכת אשר תתמוך בחזון החברה –למשל במידה והחברה מתעתדת להיות גלובלית, התיחסות לכך בשלב מוקדם, תאפשר התרחבות בצורה קלה, תוך תמיכה בחזון החברה
  • כדאי להקדיש מחשבה לתחומים שבדרך כלל מוזנחים , לבטח בשלב ההקמה: צריך ניהול מסמכים? מה עם ניהול החלטות? ניהול ידע? עכשיו? לחכות קצת שהחברה תתייצב?

לגבי מערכות הליבה הסיפור מסתבך. הרי תהליכי העבודה עדיין לא ממש סדורים, יעדי הארגון לא יציבים, המבנה הארגוני משתנה חדשות לבקרים, בעלי תפקיד חשובים נוספים/מתחלפים (והם מגיעים עם דעות ורצונות משלהם, שמתוקף מעמדם הבכיר בארגון אי אפשר שלא להתחשב בהם).

אז מה עושים?

האתגר הנוגע למערכות אלה הוא בין הרצון לרצות את המשתמשים ולבנות מערכות התפורות לארגון ותהליכי העבודה (הלא יציבים, שלא נשכח), לבין הסתמכות מהרגע הראשון על מערכות מדף מוכרות (בעלות נמוכה יחסית)  המגיעות עם תהליכי עבודה מוגדרים מראש מניסיון רב המאפשרות להתחיל לעבוד עם המערכות מהיום הראשון .

לאחר שנגבש את ה DNA  של הארגון נוכל להחליט האם המערכת הקיימת יכולה לתת לנו פתרון גם להמשך או נדרש לעבור למערכות אחרות שהן Best of Bread לתחומים השונים כגון CRM, Billing ועוד, בשלב זה ניתן להתחיל להתאים את המערכות לתהליכים ולדרישות הארגוניות וחשוב לבחור מערכת שהכי מתאימה לארגון (לרוב המערכות ישנם ורטיקאליים למגזרים שונים המביאים את הניסיון שמגיע מהמגזר הרלוונטי כגון תקשורת, נדל"ן, רכב ועוד ) ולבצע כמה שפחות פיתוחים על מנת שנמשיך להנות משדרוגים וגרסאות חדשות של המוצרים.

חשוב לא לשכוח בכל שלב לבחון את היבטיי התשתיות ואבטחת מידע אשר יכולים להוות גורם משפיע על כל בחירה.

אז, אם נסכם, העצות המרכזיות  לחברה גדולה בהקמה:

מערכות ה-  BACK OFFICE  (ניהול כספים, מלאי ורכש  כח אדם וכדומה – רצוי מערכת ידועה ומוכרת על ההתחלה.

מערכות ליבה – התומכות בתהליכים  העסקים של הארגון – כאן מדובר על מערכות שנרצה  להתאים למטרות הארגון או להסב בהמשך הדרך

והעצה הנכונה תמיד: לתעדף. להתרכז בהכרחי. הייתי מצטט את חתול הצ'שייר בהקשר הזה, אבל הוא כבר התפייד לו.