אוטומציה רובוטית באמצעות RPA

RPA – אוטומציה באמצעות רובוטים (Robotic Process Automation) הינה אחת מהטכנולוגיות המבטיחות והמדוברות בקרב מומחים ומנהלים מכלל הארגון כולל דרגי הניהול הבכיר, במגוון מחלקות ותפקידים בארגונים השונים. בשנת 2022 הושקעו בשוק הבינלאומי כ- 2.9 מיליארד דולר בטכנולוגיות ה – RPA – עליה של כמעט 20 אחוז לעומת 2021, כאשר ב- 2023, תגיע ההשקעה של המנהיגות הטכנולוגית-עסקית בטכנולוגיה ל-3.4 מיליארד דולר – עליה של כמעט 18 אחוז נוספים (Gartner). באופן ספציפי, אחוז משמעותי ביותר של מנהלי IT, כבר מבינים את הפוטנציאל של האוטומציות הרובוטיות ביצירת תועלות ויתרונות עסקיים וארגוניים, בדרך להנעת הצמיחה.

במהלך השנים האחרונות, יותר ויותר חברות, גם בישראל, משקיעות בהטמעת אוטומציות בכלל ו- RPA בפרט, במחלקות השונות שלהם – שירות ותמיכה, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, R&D ועוד. זאת, מתוך רצון לשפר את יעילות העובדים ולפנותם לפעילויות יצירתיות יותר, להקטין את השחיקה שלהם, לצמצם משמעותית את כמות הטעויות בתהליכי העבודה ולשפר את חווית העובדים והלקוחות .

למעשה, הרובוטים בטכנולוגיות RPA "עובדים" עם ממשקי המשתמש ומבצעים את אותן פעולות חזרתיות שבני אדם עושים בתפקידים השונים כגון איסוף נתונים, עיבוד נתונים, הפעלת תהליכים ותגובות כאלה ואחרות וכמובן ממשקים ואינטראקציות בין מערכות.

באמצעות טכנולוגיות ה- RPA, ארגונים יכולים "לשחרר" את בני האדם מעבודה רוטינית ושגרתית ובכך  לאפשר להם להתמקד במשימות אסטרטגיות בעלות ערך מוסף – וכל זאת, כאמור – תוך שיפור המהירות, היעילות ודיוק התהליכים העסקיים, הארגוניים והתוצרים השונים.

מה יוצא לכם/ן מזה?

  • שיפור שביעות הרצון של הלקוחות – ברגע שלקוח שולח פנייה ומקבל תשובה תוך שניות בודדות, הוא יהיה מרוצה יותר. רובוט יכול לזהות פניות מלקוחות ולשפר את זמני המענה וכן לתת מענה איכותי ומדוייק יותר ללא טעויות אנוש.
  • חסכון בזמנים – אמנם בני אדם יעילים, אבל בניגוד לרובוטים – הם צריכים לצאת לחופשות, לנוח, לפעמים הם חולים או עוברים בין תפקידים כשכל אלו (מובנים ולגיטימיים כמובן) גורמים לעבודה להתבצע לאט יותר. רובוט, לעומת זאת, עובד 24/7 באופן רציף. מעבר לכך, הוא קורא ומעבד נתונים באופן מהיר יותר והתוצרים שלו יגיעו הרבה מהר ממה שבן אדם מסוגל לעשות.
  • שיפור יעילות העובד ושיפור שביעות רצונו – בואו נודה על האמת: רוב האנשים דיי סובלים מלהתעסק יומיום במשימות השחורות, הרוטיניות והמשעממות. כאשר "משתחררים" מהמשימות האלו, לעובדים שלנו יש זמן רב יותר להשקיע בפתרונות יצירתיים – בהם באמת צריך את המוח האנושי.
  • שיפור זמני פיתוח ו-Time2Market רובינו היינו מעורבים בפרוייקטי פיתוח כאלה ואחרים. בפרויקטים גדולים ומורכבים, עתירי משימות וממשקים, נוכל לעזור בביצוע MVP ובקיצור זמני פיתוח ומוכנות המוצר הסופי עצמו, על ידי הקמה זמנית של אינטגרציות ע"י רובוטים. לרוב אלו תהליכים פשוטים ומהירים יותר באופן משמעותי – מהפיתוח עצמו.
  • פתרון לנגישות מערכות לגסי – אחד היתרונות העצומים של רובוט RPA טמונה בעובדה שהוא פותר צורך בפיתוח במערכות LEGACY. לרוב האנשים שמכירים את המערכות האלה כבר לא נמצאים בחברה והאפשרויות שנותרו לנו יהיו יקרות מאוד או כאלו שמצריכות עבודה ידנית מסורבלת. מכיוון שהרובוט אינו מצריך עבודה על מערכות ברמת הקוד וה-backend שלהן, אלא עובד על הממשק של המערכת בדיוק כמו בן אדם – הצורך בפיתוח והיכרות עם הטכנולוגיה הישנה מתייתר.
  • אימוץ טכנולוגיה שאינה חודרנית – כאמור, RPA עובד על ממשק המשתמש ואינו מצריך אינטגרציה עם המערכות, כך שהוא אינו מסכן אותן ולא מצריך גורמי פיתוח או בדיקות נוספים.
  • Follows compliance – האם אתם נתונים לרגולציה או תהליכי בקרה כאלו ואחרים? במידה וכן, לא רק ש-RPA יכול לחסוך את כמות השעות הבלתי נגמרת המושקעת בתהליכים אלו – ולהחליף את בני האדם בתיעוד המסורבל הנדרש עבור כל משימה או שינוי בסביבות הייצור – אלא יכול להיות מעורב גם בתהליכי הבקרה ולשפר את המעקב ואת הדיווח בתוצרים. בכך, יכול הרובוט להביא אתכם לתוצאות ביקורת טובות יותר שעשויות להיות קריטיות לכל חברה ציבורית.
  • שיפור הדיוק ומניעת טעויות אנוש – אם אי פעם הייתם צריכים להשוות בין שני מספרים דצימליים עם 5 ספרות אחרי הנקודה העשרונית – הסעיף הזה הוא בשבילכם. לא משנה כמה אנחנו דייקנים ושמים לב לפרטים, לעיתים כשיש עשרות או מאות ואף יותר של רשומות להשוואה – העין האנושית תתבלבל. לשם כך, יש תהליכים רובוטיים – הרובוט לא טועה. פשוט כי אם הוא נתקל במצב שלא מוכר לו, הוא עוצר.
  • צמצום המחסומים הטכנולוגיים – RPA הינה טכנולוגיה שגם עובדים ובעלי תפקידים שאינם "אנשי פיתוח" יכולים להשתמש בה ואף לבנות תהליכים רובוטיים ואת תסריט השימוש שלהם.

איך עושים את זה יחד?

שלב 1 – שלב ההערכה, Assessment
בשלב זה אנו נערוך איתכם/ן סדנה ממוקדת בת מספר שעות בהשתתפות גורמי המקצוע הרלוונטיים בארגון שלכם שעבודתם מאופיינת בפעולות חזרתיות ורוטינה קבועה. הסדנה כוללת שימוש בכלי ייחודי שפותח אצלנו ב – IT Solutions, אשר מבוסס על מודלים מתמטיים ויודע להציג ניתוח עבור כל התהליכים שזוהו מבחינת ROI, קלות יישום והתרומה שתיווצר לארגון (בין אם בחסכון כספי או שביעות רצון לקוחות או כל הגדרה אחרת שתבקשו). את הניתוח אנו מציגות על גבי Heat Map ויזואלי אשר משכלל את כלל המשתנים בויזואליזציה אחת. עם התוצר הזה, ניתן לזהות את התהליכים הנכונים ולבנות road map ותכנית עבודה ליישום.

שלב  2 – אפיון של התהליכים הרובוטים
על מנת לבנות רובוט, נצטרך לראות את התהליך הרוטיני שאתם מבצעים. את התהליך הזה נאפיין (ואל דאגה, גם לזה יש כלים אוטומטיים) ונעביר ליישום. בתהליך האפיון, חשוב להבין את עבודת הרובוטים ולחשוב על משתנים כגון יעילות, מהירות, דיוק, תיעוד, אבטחת מידע ו-GDPR – וניתוח עתידי של שגיאות אפשריות בתהליך. לאחר שניקח את כל המשתנים הללו בחשבון – נוכל לקבל רובוט יעיל ומהיר שישיג את התוצאות הרצויות.

שלב 3 – ניהול הפיתוח והעלייה לאוויר של הרובוטים
בשלב זה נתכנן את הארכיטקטורה הנכונה של הפלטפורמה שלכם/ן, כך שהרובוטים יעבדו בצורה המיטבית והחסכונית ביותר. בהמשך, נקים את סביבות העבודה והייצור ונתחיל את הפיתוח.

– לרוב התהליכים הפשוטים, הפיתוח דורש ימים ספורים ואילו תהליכים מורכבים יותר יכולים להמשך בין שבועיים לחודש-חודשיים. מעבר לכך, יש לשקול יעילות הרובוט.
– כשהרובוטים כבר באוויר, יש לוודא שהם מבצעים את עבודתם כמתוכנן, לדעת לנתח נכונה את הלוגים, לזהות שגיאות ולהתאים את הרובוט גם אליהן.
– אנו ב – IT Solutions, נעזור גם בשלב בניית הדשבורדים העסקיים והתפעוליים שייתנו תמונת מצב עדכנית על יעילות הרובוטים, התהליכים הנתמכים, ניתוח של מדדים וכו'.

שאלות שכדאי לשאול

  1. האם יש בארגון שלי אנשים שעושים עבודה שחוזרת על עצמה מדי יום/שבוע? או אולי בתקופות מסויימות – סוף רבעון? סוף שנה?
  2. האם קבוצות בארגון מקבלות פניות לשירות או תמיכה בנושאים שחוזרים על עצמם? למשל, איפוס סיסמה?
  3. האם יש בארגון שלי, במחלקה או בקבוצה ישנם אנשים שמבצעים עבודות חזרתיות רבות?
  4. האם בארגון שלי יש תהליכים שרוויים בתקלות שחוזרות על עצמן בתדירות בינונית או גבוהה?
  5. האם יש אצלי בארגון מערכות לגסי שלא ניתן להפטר מהן – כשכל הזמן ישנם צרכים חדשים מה שאותם יש קושי לספק בעקבות היותה של המערכת מיושנת, לא מעודכנת או קשה לתפעול?
  6. האם בארגון שלי מתבצעות ביקורות בהקשרים של רגולציה ו/או SOX?
  7. האם בארגון שלי יש ממשקים בין מערכות שמתרחשות בהן תקלות רבות? או אולי ממשקים מורכבים שלא מצליחים לפתח עבורם פתרון מלא?
  8. האם מתבצעים בארגון שלי ניתוחים ידניים על נתונים מורכבים או מסורבלים?


למי זה מיועד

  1. לכולם. RPA באמת יכול להיות רלוונטי לכל מחלקה בארגון. אנחנו גאות לספר שב – IT Solutions הצלחנו להכניס אוטומציות "אפילו" למחלקת האבטחה הפיזית של אחד הלקוחות שלנו
  2. מנכ"לים/ות שרוצים לייעל את עבודת הארגון, לחסוך בעלויות, לשפר את שורת הרווח ולשפר את שביעות רצון הלקוחות
  3. מנהלי/ות IT – שרוצים לאמץ טכנולוגיה מתקדמת ביותר במטרה ליישם אוטומטיזציה, לייעל תהליכים ולהוריד עלויות
  4. מומחים מכלל המחלקות בארגון: שיווק, רכש, מכירות, שירות, פיתוח, תפעול, משפטי, IT שמבצעים עבודה ידנית או שגרתית וחזרתית
  5. מנהלי/ות משאבי אנוש – שרוצים לייצר עובדים פרודוקטיביים ויצירתיים יותר
  6. מנהלי ועובדי מוקדי שירות – שרוצים לשפר את שביעות רצון לקוחות, להוריד את העומס התפעולי על המוקדים ו/או לחסוך בעלויות
  7. כל עובד/ת שרוצה להתייעל ולהתעסק בדברים המעניינים באמת ולהפסיק לעשות עבודה שחוזרת על עצמה
צרו קשר