IT Solutions
תכנון, יעוץ וניהול מערכות מידע

מערכות לניהול פרויקטים

ארגונים עסקיים רבים הינם מבוססי פרוייקטים כגון גופי יעוץ בתחומים שונים, גופי פיתוח תוכנה, גופי יזום ובנייה, בעלי מקצועות חופשיים ועוד. כמו כן, ארגונים עסקיים, שבעבר עסקו בניהול מוטה מוצר, מוצאים עצמם כיום, בשל מורכבות טכנולוגית הולכת וגדלה של המוצרים הנמכרים, מפתחים גם הם יחידות המנוהלות ע"פ פרויקט (מערכות תקשורת, מערכות מיזוג, מערכות סולריות, לוויניות ועוד).
פרוייקטים, בכל התחומים, מתנהלים כיום ב"כפר הגלובלי" וניהולם מחייב סינכרון, אינטגרציה ושיתוף ידע בין גורמים שונים אשר לא בהכרח נמצאים באותו איזור גיאוגרפי או איזור זמן זהה.
IT Solutions עוסקת באפיון וישום מערכות מידע ומערכות שונות עבור גופים מעין אלה אשר מרגישים את המחסור בכלים לניהול מסודר ומעקב אחר פרוייקטים בחברה.

מה חסר לארגונים בנושא זה?

לרוב, ארגונים כאלה, נוטים לאמץ עם הזמן שלל כלים המסייעים להם בניהול הפרויקט, החל מ- Check lists ב- Excel, ניהול גאנטים ב- MS Project, עדכונים קבועים ב- e-mail ועוד אך ככל שהפרויקט מורכב יותר וגדול יותר, קיים חוסר אמיתי בסינכרון ושיתוף בין כל הגורמים המעורבים. הבעיה אף מחמירה כאשר עובדים קריטיים בפרויקט עוזבים את תפקידם ומידע רב, שהיה ברשותם בתכתובות הדואר האלקטרוני הפרטיות או במסמכים בודדים, "הולך לאיבוד".
על-כן, ארגונים רבים מחפשים היום כלים שיאפשרו להם:
1. ניהול פרויקטים רבים במקביל.
2. יצירת סביבת עבודה משותפת הנגישה לכל שותפי פרוייקט באשר הם, כוללת התכתבויות, מסמכים וכל פיסת מידע הנוגעת לפרויקט, כולל נהול גרסאות והקפאת תצורה.
3. תכנון כל פרויקט על כל שלביו, הקצאת משאבים – אנושיים ואחרים ותכנון העבודה, בהתחשבות באילוצי הפרוייקטים האחרים.
4. זיהוי נתיבים קריטיים ומתן המלצות ע"פ מתודולוגיות נבחרות.
5. תעדוף פרויקטים לצורך הקצאת משאבים יעילה וריווחית.
6. דיווח ואיסוף שעות העבודה של העובדים בצורה קלה ונגישה אשר תבטיח את האפשרות לניהול מעקב אחר השקעת משאבים בפועל בהשוואה לתכנון וקבלת התראות על "חריגות" משאבים צפויות מראש.
7. ניהול סוגי ההסכמים השונים מול הלקוחות, נהול חיובי הלקוחות והפקתם על סמך המידע במערכת.
8. ריכוז מאגר מידע המנחה ומוביל את שלבי הפרוייקט בהתאם למתודולוגיה נבחרת.
וזו רק רשימת דרישות חלקית....

קשה עדיין למצוא כיום מערכת אחת שתתאים לכל ארגון. קיימות בשוק חבילות תוכנה רבות ואף חבילות המיועדות לנהול פרוייקטים במגזרים יעודיים. לאחר ניתוח מעמיק של סוגי הפרוייקטים המנוהלים בארגון והמתודולוגיות בהן מנהל הארגון את הפרוייקטים, ניתן ליישם את החבילה או לשלב מספר כלים, אשר יהוו את הפתרון הכולל לארגון.