IT Solutions
תכנון, יעוץ וניהול מערכות מידע

אפיון מערכת מידע

חברת IT Solutions עוסקת בייעוץ, ניהול פרויקטים ובעיקר אפיון מערכת מידע. אנשינו מתמחים באפיון, ניתוח ועיצוב מערכות תוכנה ויוכיחו זאת עשרות הפרויקטים שליווינו.

אפיון והגדרת התכולה של הפרויקט בצורה מקצועית ויסודית, ממזערים את הצורך בשינויים בתוכנית העבודה, אשר לרוב פוגעים בלו"ז ובתקציב המתוכננים של הטמעת מערכות מידע מחדש בארגון.

כתיבה נכונה / טובה / איכותית של דרישות זה עניין של ניסיון בלבד ולנו ניסיון עשיר של אפיון מערכת מידע מעשרות פרויקטים בחברות מכלל מגזרי המשק.

יישום והטמעת מערכות מידע הינו תהליך ארוך, מורכב ועלותו גבוהה. לא מעט פרוייקטי יישום מערכות מידע נכשלים משום שלאחר עליית מערכת המידע לאוויר, מתגלה שהמערכת לא תואמת את הצרכים האמיתיים של הארגון ולכן, אינה מביאה את הארגון לשיפור העסקי המצופה. מכאן חשיבותו העצומה של השלב הראשוני של הפרוייקט – שלב אפיון מערכות מידע והדרישות ממערכת התוכנה.


שלבים באפיון מערכת מידע


  • מהו הצורך או הבעיה העסקית עליה מערכת המידע אמורה לתת מענה.
  • מהן המטרות והיעדים של הארגון ביישום מערכת המידע?
  • מי הם ה"לקוחות" העיקריים של מערכת המידע ומי הם ה"לקוחות" הנלווים.

לאחר המענה על שאלות אלו, יש לאפיין במדויק את הדרישות מהמערכת. מסמך הדרישות מהווה את הבסיס לתכולת הפרוייקט המוסכמת ולאפיון המפורט של מערכת המידע.

על-מנת שמסמך אפיון מערכת מידע יהווה בסיס טוב וראוי, יש לכתוב אותו בצורה מקצועית ולהקפיד על כך שיהיה שלם ועקבי:

  • כל המידע הנדרש לשם אפיון מערכת המידע חייב להיות מצוין ואם ישנם חוסרים, יש לציין זאת ולהשלימם בהמשך.
  • יש להקפיד על כך שלא תהיה סתירה בין דרישה עסקית אחת, מצב שקורה תדיר היות וה"מקורות" לדרישות העסקיות הינן פונקציות שונות בארגון, שכל אחת מודעת אך ורק לצרכיה שלה.

טעות נפוצה היא השקעה מינימלית של זמן בשלב זה של אפיון מערכת המידע מתוך רצון "לראות תוצרים" כמה שיותר מהר. אסור לשכוח שפיתוח ויישום מערכת המידע הינם שלבים יקרים יותר ועדיף לגלות בעיות וטעויות מוקדם ככל היותר ולכן יש להשקיע את הזמן הנדרש בשלבים המקדימים של אפיון מערכת מידע.

חשוב גם להבין, שבשלב זה של אפיון מערכת מידע חייבים להיות מעורבים ה"לקוחות" של המערכת. פונקציות המפתח בארגון, כמו גם ההנהלה הבכירה, חייבים להיות מעורבים בתהליך ולתרום מנסיונם, זמנם ומרצם לטובת תהליך איסוף המידע לצורך אפיון המערכת.

במידה ו"נרוץ" מהר מדי לשלבי פיתוח ויישום מערכת המידע, ככל שנמשיך להתקדם, עלות התיקונים תהיה גבוהה יותר. בנקודה כזו, או שממשיכים בתיקונים שעלותם לא נכללה בתקציב המקורי על פיו חושב ה- ROI (Return On Investment) או שזונחים את המערכת וההשקעות הכספיות יורדות לטמיון. בכל מקרה, התהליך "צורב" את תודעת הארגון וההנהלה ומקשה על יישום פרוייקטים עתידיים בשל טעות גורלית שנעשתה בשלב אפיון מערכת מידע.