IT Solutions
רחוב שחם 30, פתח תקוה

טלפון : 03-7522110
פקס : 03-7522112
אימייל: info@it-solutions.co.il

IT Solutions
מחוייבות עד קו הסיום
שלח לנו הודעה לקביעת פגישת יעוץ
שם
שם חברה
אימייל
טלפון

מתודלוגיה יחודית

חברת IT-Solutions פיתחה לאורך השנים מתודולוגיה ייחודית לה ובעזרתה היא מנהלת את הפרויקטים הרבים והמגוונים של החברה משלב יציאה בבקשה להצעת מחיר ועד ההטמעה.
 

שלב א' – הוצאת מסמך  RFP הכולל תהליכי עבודה ודרישות מרכזיות

בשלב זה מוגדרת תכולת הפרויקט – יחידות ארגוניות בהן תוטמע המערכת, תהליכי עבודה עם המערכת, מערכות מידע קיימות שיוחלפו במסגרת הפיתרון החדש, ממשקים למערכות קיימות.לאורך התהליך מתגבש מסמך אפיון על מתוקף ומאושר שכולל תהליכי עבודה ודרישות מרכזיות הנגזרות מתהליכים אלו. מסמך זה יוצא לספקים פוטנציאלים כמסמך RFP.
IT-Solutions שמה דגש רב על מיפוי והגדרת תהליכי העבודה העתידיים כבסיס לאפיון וליישום. היתרון והייחוד בגישה זו מבטיחה התאמה של הפיתרון לצרכי הארגון והטמעה טובה יותר.

לימוד מצב קיים וצרכים מהפיתרון העתידי

התהליך מבוצע באמצעות ראיונות עם מנהלים ועובדים לצורך: למידת תהליכי העבודה הקיימים עם מערכות המידע הקיימות (או ידניים) והגדרת צרכים בהיבטי המידע הנדרש ובכלים, אשר יתמכו בתהליכים החדשים ובהיבטי הדיווח והבקרה.

  • למידת היקפי הפעילות
  • מיפוי בעיות וצווארי בקבוק במצב הקיים אל מול היעדים העסקיים.
  • המלצות לשיפור ולייעול (אנו מאמינים כי הרעיונות הטובים ביותר מצויים אצל העובדים עצמם).

הגדרת תהליכי העבודה העתידיים עם המערכת ותיקופם באמצעות "שולחן עגול"

  • על בסיס הראיונות שבוצעו יוגדרו תהליכי העבודה עתידיים עם המערכת המרכזיים ויוצגו באמצעות תרשים זרימה. התהליכים יכללו שיפורים מהמצב הקיים בהתבסס על יכולות המערכת העתידית.
  • תיקוף בסיוע "שולחן עגול": שימוש במתודולוגיה הייחודית לנו. כל תהליך מתוקף באמצעות פגישה נוכחים כל בעלי התפקידים (או נציגים) שלהם נגיעה לתהליך.
  • תהליכים אלו מהווים למעשה את תכולת הפרויקט המרכזית והם הציר עליו נע היישום, משלב האפיון ועד ההטמעה. 
  • השלמת הדרישות מהמערכת: הדרישות והממשקים נגזרים מתהליכי העבודה שהוגדרו.
  • הוספת הפרקים הרלוונטיים במסמך ה- RFP ונספחי המענה. 
  • הניסיון הרב של  IT-Solutions תורם לקבלת תוצר אשר:
      - משקף את צרכי הארגון כולל הבחנה בין דרישות "הכרחיות" ל "נחמדות".
      - מאפשר לספקים להבין בצורה טובה את צרכי הארגון ולהעריך נכונה את המשאבים הנדרשים מהם.
      - לקבל מענים מובנים לצורך השוואה וניתוח בשלב הבא.
 
הוצאת ה- RFP לספקים רלוונטיים
 
  • במקביל לכתיבת ה- RFP  מתגבש סוג הפיתרון הנדרש.
  • איתור ספקים רלוונטיים – על בסיס ניסיון והיכרות מעמיקה של ITS עם השוק.
  • לאחר גיבוש רשימת ספקים פוטנציאלים שתאפשר השוואה בין מספר פתרונות שונים ובחירת המתאים ביותר – נשלח המסמך לספקים. 
 


שלב ב' – בחירת ספק וחתימת חוזה

מטרת התהליך היא להעריך את הספקים ואת איכות הפיתרון המוצע על ידם אל מול העלות. לצורך כך מבוצע תהליך מעמיק של נרמול ההצעות על מנת שנשווה "תפוחים לתפוחים".
בשלב זה אנו נעזרים במסמכי בדיקה פנימיים שבאמצעותם מנתחים את הצעות הספקים.
אנו מגדירים קריטריונים לבחירת הספק ונותנים משקולות בשיתוף עם הלקוח.
בנוסף אנו בונים תרחישים עבור מצגות ספקים שבהן ניתן להתרשם מהספק והפיתרון באופן בלתי אמצעי.
 
בסיום התהליך נכתב מסמך המסכם את השוואת ההצעות, היתרונות והחסרונות של כל הצעה אל מול העלויות.
 

שלב ג' – ליווי הפרויקט

אנו מציעים ליווי הפרויקט הכולל: 

ניהול שוטף של הפרויקט, ל- ITS ישנו ערך מוסף רב הבא לידי ביטוי בנושאים הבאים:

  • ראיית תמונה כוללת של המשימות בפרויקט – הן שבאחריות הספק והן שבאחריות הלקוח, ואינטגרציה ביניהן. ספק היישום לא אחראי על ניהול משימות באחריות הלקוח (כגון רכש, טיוב נתונים, היערכות לבדיקות קבלה ועוד), שגם אותם יש לנהל במשולב עם הפרויקט.
  • היערכות מקדימה על בסיס ניסיון קודם של ניהול פרויקטים מסוג זה – היערכות מקדימה לנושאים שונים בתוכנית העבודה, הימנעות מסיכונים, ייעוץ והכוונה ועוד.
  • ניהול אדמניסטרטיבי של הפרויקט - השתתפות בפגישות, סיכום, תיעוד, מעקב החלטות וכד'.
 
בקרת האפיון המפורט וניהול תהליך אישורו 
 
  • מסמך האפיון המפורט המאושר על ידי הלקוח הוא המסמך הקובע באופן סופי את תכולת הפרויקט, ולכן חשיבותו רבה. עם זאת ימצא עצמו לקוח שאינו בא מעולם מערכות המידע מתקשה לקרוא את המסמך ולהבינו לפרטי פרטים.
  • ל- ITS ניסיון רב בקראית מסמכי אפיון ובקרתם. בקרת האפיון מבוצעת אל מול הדרישות ב- RFP, אל מול התכנים שעלו בפגישות האפיון המפורט.
 
בדיקות קבלה 

  • בדיקות הקבלה הן כלי שבאמצעותו יכול הלקוח להחליט האם הוא מקבל את המערכת ומעלה אותה לאוויר, או מחזירה לספק לביצוע תיקונים. מסיבה זו חשוב לבצע בדיקות קבלה יסודיות בזמן תחום.
  • חלק מרכזי מהבדיקות מבוצע על ידי בדיקות מובנות מבוססות תסריטים. התסריטים נועדו לבחון את התהליך המרכזי ה"רגיל" ואת מקרי קצה. את התסריטים יש לכתוב מראש אל מול האפיון המפורט. ל- ITS ניסיון רב בכתיבת תסריטים שיכסו את הפונקציונאליות של המערכת.
  • בדיקות הקבלה כוללות גם בדיקות חופשיות של משתמשים ובדיקות נוספות כגון בדיקות רגרסיה, הרשאות, טבלאות מערכת ועוד
  • על הארגון להיערך לביצוע הבדיקות כאל מיני פרויקט מאחר שמדובר במספר בודקים המעבירים מדי יום המבצעים בדיקות במקביל, מעבירים תקלות לספק ומקבלים גרסה חדשה לבדיקה. ל-  ITS כלים ומתודולוגיה מובנים לניהול התהליך המורכב הזה עד לקבלת מערכת העומדת
    בסטנדרט מתאים לעלייה לאוויר.
 
ניהול השינוי הארגוני – הטמעת המערכת
 
  • גם אם וידאנו שהספק יפתח עבורנו את המערכת המושלמת, ובדקנו אותה ביסודיות רבה – אם לא נטמיע את המערכת בהצלחה הרי שהפרויקט כולו נכשל.
  • קשיי ההטמעה רבים: בשלב זה נחשפים ליקויים ובאגים שלא נחשפו בבדיקות הקבלה, לעיתים המערכת נופלת או איטית והעבודה השוטפת נפגעת, יתכן שנגלה גם פונקציונאליות חסרה או לא טובה מספיק - ליקויים ואי דיוקים שראשיתם בשלב אפיון מערכת המידע. ומעל כל אלו – ההתנגדות האנושית לשינויים.
  • ITS מלווה את הלקוח בתהליך השינוי על נקיטת פעולות למניעת ידי מניעת התנגדויות מתחילתו של הפרויקט, על ידי בניית תוכנית הדרכה והטמעה ועל ידי הנגשת תהליכי העבודה העתידיים למשתמשים בשלבים מוקדמים ככל  האפשר.
  • תהליכי העבודה שהוגדרו בשלב ה- RFP מהווים בסיס לאפיון המפורט והתאמתם לחיים האמיתיים נבחנת על ידי המשתמשים בבדיקות הקבלה.